Las empresas deben cumplir con requisitos legales establecidos por cada país para poder desarrollar sus actividades, no importa el tipo de organización o asociación que sea, todas deben ajustarse a las reglas de cada lugar. En esta ocasión hablaremos de un documento fundamental para su funcionamiento que es conocido como acta constitutiva de una empresa. Además también les comentaremos para qué sirve ese documento.
¿Qué es el acta constitutiva?, aclaremos el panorama:
Las personas al nacer necesitan un acta de nacimiento que certifique el hecho. Eso les otorga derechos y las garantías legales en un país. Ese documento les permite tener acceso a los beneficios de un ciudadano y también lo somete a tener que cumplir unos deberes. Es decir, lo hace parte de una comunidad que tiene unas reglas de convivencia y que debe cumplir.
El acta constitutiva es exactamente lo mismo; pero en vez de personas físicas, se hace con personas morales.
Es un documento legal obligatorio en el que se establece la creación de una empresa o de una organización, en el que además de los requisitos mínimos exigidos por la ley y de los que hablaremos más adelante, se incluyen los estatutos, que son las reglas bajo las cuales va a funcionar. Sin este documento ninguna empresa puede funcionar de manera legal.
El acta constitutiva de una persona moral debe hacerse con sumo cuidado, porque ella debe expresar lo que su fundador o fundadores quieren que sea, es necesaria la asesoría de un experto en el área. Algunos profesionales, con poca experticia, o experiencia; pero en otras áreas, suelen copiar los datos de otras actas y trasladarlos a una nueva, sin considerar que seguramente no tienen nada o poco que ver con lo que en realidad se quiere.
Por ejemplo, no es lo mismo colocar como objetivo de la empresa, importar autos eléctricos, que colocar importar repuestos de vehículos, aunque se trata de algo similar, probablemente ni los beneficios legales, ni los impuestos que tengan que pagar serán iguales ¿cómo cree que una empresa de importación de autos eléctricos va a importar repuestos de vehículos si en su acta constitutiva no lo establece?, no es una actividad para la que está facultada por la ley.
El objetivo establecido en el acta, debe señalar claramente a qué se va a dedicar la empresa y las consecuencias de no hacerlo pueden representar pérdidas millonarias.
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Es por eso que para la elaboración del acta de nacimiento de la persona moral, el fundador debe participar de la mano del abogado especialista en el área. Es el creador de la empresa quien sabe lo que quiere hacer con su firma y cómo quiere que esta funcione. Por su parte el experto legal, deberá considerar las necesidades del fundador y adaptarlas a las leyes vigentes para hacer el acta.
Una vez que el documento esté listo, para que este tenga el peso legal correspondiente, hay que hacer la respectiva protocolización, y esto puede hacerse ante un notario público o un corredor público.
Después de hacer el pago correspondiente de los aranceles para hacer el trámite, esperarás por la aprobación del documento sellado y validado.
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¿Para qué sirve este documento?
Este documento es el que le da personalidad jurídica a la empresa, asociación u organización.
Sirve para saber cuáles son las reglas bajo las que funcionará la empresa, como por ejemplo:
-Establecer quién administrará.
-Cuánto es el aporte por socio.
-Cómo se repartirán las utilidades o pérdidas.
-Cuáles serán las condiciones en caso de disolución de la empresa, entre otras.
El acta constitutiva también sirve para que la persona moral entre en funcionamiento y pueda establecer relaciones comerciales con otras empresas o con el estado.
Para tener acceso al sistema financiero, con todos los beneficios que eso implica.
Otro uso de interés, es que al tener reconocimiento legal, este documento le permitirá hacer lo necesario para pagar los impuestos de ley.
Como hemos comentado, la asesoría legal con un experto en el tema es muy importante. Sin embargo, no está demás que estés al tanto de lo que debe tener un acta constitutiva.
Es bueno que también sepas que puede haber variaciones según el tipo de sociedad que se piense constituir.
Por lo general estos son los requisitos mínimos:
- El nombre completo, el domicilio y la nacionalidad de cada socio.
- Cuál será el objetivo y las actividades que realizará la empresa.
- La denominación (el nombre que tendrá la empresa) y cuánto durará.
- Cuánto aportará cada socio.
- Quienes llevarán adelante la administración, si va a ser administrado a través de un administrador único o de un consejo de administración, qué facultades tendrán los administradores y cómo dirigirán la sociedad.
- Cómo se hará la disolución y cómo se liquidará.
Los requisitos de ley que se omitan en el acta, serán resueltos por lo que establezca el mismo orden legal.
Vale mencionar que para poder usar una denominación o razón social hay que estar autorizado por la Secretaría de Economía. Esto se hace para que una empresa no tenga el mismo nombre de otra y se eviten confusiones de cualquier tipo. Así que antes de hacer el acta constitutiva debes haber solicitado la denominación o el nombre ante este organismo.
Es un trámite que puedes hacer online o presencial y además es gratuito. Solo debes tener tu e.firma e ingresar al portal MUA y seguir los pasos que se indican. En 48 horas deberías tener respuesta y en caso de ser positivo podrás imprimir la autorización de denominación o razón social, con la cual podrás registrar legalmente el acta constitutiva de tu empresa. Ten en cuenta que tienes 180 días naturales para hacer todo este proceso, de lo contrario no podrás hacer uso de la denominación que se te autorizó.
Es un trámite que también puedes hacer de manera presencial en las delegaciones y subdelegaciones de la Secretaría de Economía.
No olvides lo importante que son los estatutos. Son la columna vertebral del acta constitutiva de una persona moral y debes revisar con tu asesor legal cada detalle de estos, porque no deben quedar por fuera ninguna de las actividades que como firma jurídica tienes pensado realizar. Si no entiendes algo, pregúntale a tu abogado y solo procede a llevar el acta a la autoridad que corresponde cuando estés perfectamente claro, de que lo que dice el acta, es exactamente lo que quieres hacer con tu firma.
