¿Qué es la lista de asistencia?
Lista de asistencia, también llamada como hoja de asistencia, se trata de un registro en el que como su nombre lo indica se contabilizan las asistencias y el tiempo de trabajo de los empleados de una empresa. Es de suma importancia ya que con ella el patrón podrá demostrar que su plantilla no labora tiempo extra. Esto en caso de que se presente alguna demanda por tiempo extraordinario no remunerado correctamente.
¿Qué debe incluir una lista de asistencia?
Es necesario que una lista de asistencia incluya:
- El nombre de la empresa
- El nombre del trabajador
- La fecha que dicha lista cubre
- La hora de entrada
- La hora de salida
- La firma del trabajador
- El tiempo descansado por el trabajador a lo largo de la jornada laboral
Respecto al tiempo de descanso durante la jornada laboral de un trabajador, la Ley Federal del Trabajo (LFT) en su artículo 64 dice que:
“Cuando el trabajador no pueda salir del lugar donde presta sus servicios durante las horas de reposo o de comidas, el tiempo correspondiente le será computado como tiempo efectivo de la jornada de trabajo.”
Se recomienda a los patrones que los trabajadores firmen de forma diaria las listas de asistencia y que sean elaboradas en un formato específico. Debido a su forma de operación, este recurso de control de Recursos Humanos es una buena opción para las pequeñas y medianas empresas; pero para las grandes organizaciones puede resultar contraproducente por lo que ellas tienen que optar por otros métodos. Si quieres algo que involucre tecnología existe el control de asistencia en línea
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Las firmas de los trabajadores deben ser legibles y no debe quedar ningún día sin firmar, de lo contrario esto podría representar un problema para el patrón en el futuro. Y así como existen listas impresas en papel para cumplir con este propósito, también existen los relojes checadores.
Además de registrar las asistencias y faltas, estas hojas también llevan el registro de los retrasos de los trabajadores y de por cuánto tiempo fueron estos. En caso de que haya inasistencias y retardos a la hora de entrar, será importante documentar el motivo de estos.
La contabilización de estas ausencias y sus motivos ayudará a determinar si será necesario prestar atención a la situación del empleado, si se ha tomado muchas licencias últimamente o bien, si las faltas que ha tenido han sido aprobadas o no. Eventualmente, este registro podría darle a la empresa una imagen un poco más clara sobre el desempeño del colaborador y a tomar una decisión con sustento sobre si se mantiene en nómina a un trabajador que incurra en muchas faltas.
Otro factor de peso al momento de contar con una lista de asistencia, es que estas pueden ayudar a indicar si los trabajadores realizaron su trabajo y en caso de que este haya quedado incluso, si sería necesario reducir la carga de labores para que así los empleados terminen a tiempo.
Igualmente, tener en claro la hora de llegada y de salida de la plantilla ayudará a que cada cierto tiempo, se pueda hacer el corte de retardos y horas laboradas y así determinar fácilmente quiénes son aquellos a quién les corresponde bono por puntualidad.
¿Cómo se puede elaborar la lista de asistencia?
Sigue estos pasos para crear una lista de asistencia efectiva:
- Identifica el Propósito de la lista de asistencia: Define por qué necesitas la lista: ¿Es para reuniones importantes, para cumplir requisitos de recursos humanos o para el seguimiento del tiempo laboral?
- Define los Campos Necesarios: Decide qué información necesitas: nombre, fecha, departamento, turno, etc.
- Elige el Formato de la lista de asistencia: Opta por un formato digital (Excel, software de gestión) o físico (documento impreso).
- Establece un Sistema de Registro: Utiliza un método claro como marcas de verificación o códigos de color.
- Incluye Espacio para Observaciones: Deja espacio para notas sobre llegadas tardías u otras incidencias.
- Distribuye la Lista de asistencia: Envíala antes del evento o coloca copias físicas en el lugar de trabajo.
- Toma la Asistencia: Marca quién está presente durante el evento o jornada laboral.
- Revisa y Guarda: Al finalizar, verifica la lista y guárdala en tus registros.
¿Cómo se puede llevar una lista de asistencia?
En México existen diferentes formas de que una empresa lleve su registro de asistencias. La que cada compañía elija, dependerá de sus necesidades y circunstancias. A continuación te presentamos algunas opciones:
- PIN de seguridad
- Reloj checador
- Huellas dactilares
- Reconocimiento facial
- Software especializado
- Llamada telefónica
- Aplicación de telefóno móvil
- Una combinación de dos o más de las anteriores
Puntos clave para establecer un registro de asistencia de personal eficiente
Antes de que pongas manos a la obra para crear tu propia lista de asistencia, es importante que tomes en cuenta algunos factores.
- Si optas por implementar un sistema más moderno será de suma importancia que este se actualice automáticamente cada que un colaborador entra o sale de la compañía, así te ahorrarás los dolores de cabeza porque la información se guardó incompleta.
- Es importante mencionar las razones de inasistencia del empleado para conocer un poco más la situación que puede estarle causando problemas con su trabajo.
- En el caso de que las inasistencias sean constantes, debe de haber espacio para notas sobre reuniones y medidas disciplinatorias con el empleado para arreglar dicho problema.
- Si eliges un sistema de asistencia en línea, de preferencia esté debe estar sincronizado con tu sistema de nómina para que así las inasistencias y retardos se vacíen directamente a tu otra plataforma y puedas hacer el cálculo de la nómina de forma automática.
- Algunos sistemas de registro de asistencia incluyen un módulo en el que los administradores de la herramienta (normalmente jefes o los encargados de Recursos Humanos) pueden aprobar o rechazar vacaciones, permisos y más.
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