En estos días, una firma autógrafa significa perder tiempo y dinero en traslados, pasajes o comida al salir de casa para firmar un recibo de nómina, un contrato o cualquier tipo de documentación que la necesite. Una firma digital puede evitarte esos dolores de cabeza y contar con la misma validez, aquí te contaremos porqué.
Es bien sabido que la tecnología sigue revolucionando procesos que antes eran torpes y quitaban tiempo a las partes involucradas. Una parte fundamental de esta revolución tecnológica es la implementación de firmas digitales, que han permitido innovar la forma en que se recolectan las firmas.
Seguramente has tenido que firmar para recibir un paquete de Amazon, tal vez ya hasta te tocó firmar un contrato de forma remota, sea cual sea el caso, seguramente ya has firmado algo digitalmente.
¿Qué es una firma digital?
Es el equivalente a una firma autógrafa, creada dentro de un medio electrónico que certifica su autenticidad, validez y originalidad.
La forma en que se realiza puede variar dependiendo de ciertos factores, sin embargo, normalmente consiste en firmar de manera autógrafa dentro de una pantalla, utilizando un sistema o software diseñado con ese fin, ya sea de manera remota –vía dispositivos conectados a internet– o de manera presencial.
Te contamos todo lo que necesitas saber sobre la firma digital.
¿Para qué sirve la firma digital?
La firma digital permite firmar todo tipo de documentos con la seguridad de que la firma creada sea válida y efectiva. Todo sin necesidad de hacerlo presencialmente con la mano.
Permite que el receptor de la firma tenga la certeza de contar con la identidad de quien la realizó, confirmando así que no ha sido modificada desde su origen. Esto para evitar fraudes o ilegalidades.
Se puede hacer desde una aplicación, algún software o mediante documentos electrónicos como un PDF o un Word.
Ventajas de las firmas digitales:
a) Garantía y validez jurídica. Al estar considerada dentro de las leyes mexicanas es completamente legal e igual de válida la firma digital, siempre y cuando cumpla con las especificaciones de las autoridades.
b) Certeza. De que firma la persona que necesita firmar y no haya modificación o alteraciones.
c) Ahorro de tiempo y dinero. Los sistemas tecnológicos que ofrecen realizar firmas digitales normalmente tienen un buen precio, son fáciles de usar y ahorran bastante tiempo.
d) Automatizar procesos. Lo único que necesitas es un dispositivo conectado a internet para poder realizarlas.
e) Llevas un mejor control. Normalmente, toda la información se almacena en la nube, es totalmente segura y sólo tienen acceso a ella las personas necesarias.
¿Cómo se utiliza la firma digital?
Las firmas digitales son útiles para ahorrar tiempo y ayudar en la digitalización de la información de todas las empresas. De esta forma se eliminan los documentos físicos y se crean sistemas alojados en la nube que permitan tener acceso a toda esta información.
Puede utilizarse en términos de banca, seguros, organismos y administraciones públicas, así como de recursos humanos.
¿Cuál es la diferencia entre firma digital y electrónica?
La firma digital puede considerarse dentro de la clasificación de firmas electrónicas. Una firma electrónica según el artículo 89 del Código de Comercio Federal es:
“Los datos en forma electrónica consignados en un Mensaje de Datos, o adjuntados o lógicamente asociados al mismo por cualquier tecnología, que son utilizados para identificar al Firmante en relación con el Mensaje de Datos e indicar que el Firmante aprueba la información contenida en el Mensaje de Datos, y que produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa, siendo admisible como prueba en juicio.”
Esto significa que la categoría de firmas electrónicas puede incluir otro tipo de firma además de la digital (que es autógrafa) siendo así el caso de la e.firma del SAT, o cualquier tipo de firma biométrica, pero eso lo abordaremos en un artículo enteramente sobre el tema.
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