El RFC es un requisito básico para toda empresa o persona que realiza una actividad económica. Verificarlo es importante para confirmar la validez y oficialidad de tus facturas.
¿Qué es el RFC?
El RFC son las siglas de Registro Federal de Contribuyentes. Es una clave que otorga el Servicio de Administración Tributaria (SAT) de forma única a los contribuyentes y es requisito básico para ciertos procesos fiscales como presentar declaraciones de impuestos y avisos tributarios.
Idealmente empresas y empleados llevamos nuestra documentación contable al día para evitar sanciones administrativas, pero recibir facturas sin verificar es más común de lo que imaginas. Por lo tanto, existe una opción que permite validar si el RFC está registrado y confirmado ante el SAT. Al verificar el RFC de un proveedor o prestador de servicios, también podrás confirmar que la CURP y la clave RFC de la factura son correctas. Lo mismo ocurre cuando emites facturas, por ejemplo, cuando necesitas validar los datos de tus clientes para completar documentos. Esto agiliza los trámites y evita pérdidas de tiempo en correcciones.
Además, verificar un RFC también ayuda a evitar errores al dar de alta a empleados en el seguro social, antes de enviar declaraciones informativas o anuales y/o solicitudes de devolución al SAT, entre otros.
El proceso de verificación es muy sencillo y gratuito.
¿Cómo validar si el RFC está registrado ante el SAT?
Para validar un RFC entra al portal del SAT (www.sat.gob.mx). En la sección de “Trámites y Servicios” hay un apartado que dice “Trámites del RFC”. Al dar clic aparece una lista con diferentes trámites relacionados. Ve hasta el final, donde está la pestaña “Validación del RFC”.
En este submenú aparecen tres opciones:
- “Consulta tu clave de RFC mediante CURP”.
- “Verifica si estás registrado en el RFC”.
- “Valida en línea RFC’s uno a uno o de manera masiva hasta 5 mil registros”.
Recuerda, para validar un RFC no necesitas la llave o Firma Electrónica Avanzada (FIEL).
Tip. Otra forma de verificar información fiscal tuya o de un externo, es abrir un caso ante Servicios al Contribuyente (SAC). La consulta se hace de forma directa para agilizar la validación de un RFC.
¿Cómo consultar la clave de RFC mediante CURP?
Esta opción es para personas físicas que deseen conocer su clave de RFC mediante su CURP. Debes de ingresar algunos datos personales como:
- CURP
- Año de inscripción
- Entidad Federativa
- Teléfono
- Código Postal
- Contestar la pregunta de ¿Eres empleado?
Al completar esta información, simplemente haz clic en el botón ‘consultar’ y recibirás el resultado que indica si estás o no registrado en el patrón de contribuyentes.
¿Cómo verificar si estás registrado en el RFC?
En esta opción te aparecerán algunos campos que debes de contestar, como:
- Seleccione tipo de persona (Física o Moral)
- Seleccione un tipo de documento (RFC o CURP)
- Ingresar la información solicitada (RFC o CURP)
Al llenar esta información solamente tendrás que dar clic en “consultar”, y te dará el resultado de si estás o no registrado en el patrón de contribuyentes.
¿Cómo hacer una validación masiva de RFC en el SAT?
Esta opción sirve para validar el RFC de alguien más, por ejemplo de tus clientes, de varias personas o entidad.
Una vez dentro de esta opción, la página te redirige a una autenticación rápida y luego tienes opción de ingresar todos los RFC que necesites verificar, hasta 5 mil en cada consulta.
Para consultar un RFC funciona así:
- Introduce el RFC en el campo en blanco
- Presiona el ícono de la lupa que dice “Consultar RFC”.
- Te responde “Clave RFC válida” o “Clave RFC inválida”.
Para las consultas masivas el sistema te pedirá un archivo de texto (.txt) con la lista a verificar de los RFCs, numerados del 1 al 5 mil, uno por cada renglón, y separados por un guión. (*El archivo de RFCs debe estar listo y guardado en tu computadora antes de comenzar la consulta)
¿Cuál es el formato para hacer tu archivo .txt correctamente?
- Estructura del Archivo: Asegúrate de usar una única columna para la clave del RFC de cada trabajador, que debe contener exactamente 13 caracteres, sin espacios intermedios, y estar escrita en mayúsculas.
- Simplicidad en la Forma: Tu archivo .txt no debe incluir títulos, encabezados, textos adicionales, ni filas innecesarias. La claridad y la precisión son cruciales para evitar problemas de procesamiento.
- Formato de Codificación: El archivo debe estar codificado en Código Estándar Americano para Intercambio de Información (ASCII). Para RFCs que incluyan la letra “Ñ”, asegúrate de guardar estos en formato compatible ANSI para mantener la integridad de los datos.
- Nombramiento del Archivo: El nombre del archivo .txt debe ser el RFC del empleador que realiza la solicitud, facilitando su identificación y gestión.
Ejemplo de consulta masiva de RFC:
“1|DIAL941130LR7”
“2|BIQY030107GR4”
Y así hasta la línea 5 mil, si fuera necesario.
No dejes espacios entre los caracteres para evitar que el sistema de validación se confunda y conteste “Estructura del RFC incorrecta”.
Cuando termina el proceso de validación el sistema te devuelve otro archivo similar al que entregaste. Así, frente a cada RFC aparecerá el resultado de la validación: “V” para un registro válido, “I” para inválido o “EI” cuando es una estructura incorrecta del RFC.
¿Qué resultados puede arrojar la validación?
- RFC Válido y Activo
- RFC Válido pero Inactivo
- RFC No Registrado
- Estructura Incorrecta del RFC
- Discrepancia en la Razón Social o Nombre
RFC válido
Cuando el RFC aparece como “válido” significa que está inscrito correctamente ante el SAT, así que tiene derechos y obligaciones vinculados a ese registro; por ejemplo pago de impuestos y presentación de declaraciones.
RFC inválido
Ahora, un RFC puede ser inválido por varias causas. Las más frecuentes son:
- Que ese Registro Federal de Contribuyente tenga estado inactivo ante el SAT.
- Que el nombre esté incorrecto o incompleto y por lo tanto las siglas también sean incorrectas.
- Que la homoclave alfanumérica esté mal escrita.
- Que ese RFC no esté inscrito en el padrón de contribuyentes.
- Que el certificado de la firma FIEL esté caducado.
- Que alguien se haya equivocado al escribir el RFC en una factura, entre otros.
Recuerda que todo cambio o corrección de RFC debe hacerlo la persona o entidad interesada, directamente en las oficinas del SAT, previa cita en su página web.
Si eres persona física o moral, asalariado o freelance, seguramente usas el RFC es varios procesos contables muy importantes. Antes de cometer algún error es mejor validar que los datos que tienes son reales. El procedimiento es rápido y abierto a cualquiera que quiera realizar una consulta.
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