El diseño de la estructura organizacional es uno de los secretos mejor guardados del éxito de las grandes empresas.
El desorden solo trae atraso e ineficiencia, y no hay nada peor que eso para una empresa que quiera ser exitosa.
Una enorme cantidad de pequeñas y medianas empresas tienen un ciclo de vida muy corto, sucede porque los ingresos son insuficientes, hay exceso de gastos operativos y malas decisiones administrativas.
Esto sucede en gran medida porque no están las personas adecuadas en los puestos adecuados, ya sabes por qué, ¿verdad?, es porque la estructura organizacional no es la ideal. En este artículo compartimos contigo información sobre el tema, qué seguro será de tu interés y de mucha utilidad.
¿Qué es una estructura organizacional?
La estructura organizacional qué es, es muy sencillo, consiste en ordenar una empresa, de tal manera, que se establezcan la autoridad, las responsabilidades y los roles de quienes la conforman. Así cada colaborador trabaja de manera coordinada con otros y lo hace de forma eficiente para alcanzar los objetivos de la empresa.
Es gracias a esta estructura que los elementos que conforman la organización pueden relacionarse y coordinar acciones para cumplir las tareas como lo hace un equipo.
Cada uno haciendo lo que mejor sabe hacer, respetando las jerarquías, entendiendo que el trabajo de los otros es tan importante como el propio, integrándose de forma coordinada y apuntando todos al mismo objetivo.
¿Para qué sirve la estructura organizacional?
Esencialmente la estructura organizacional de una empresa, busca que todos naveguen de manera eficiente hacia el mismo puerto; es decir, hacia el mismo objetivo y cuando se logra eso, se reducen los retrasos, la información que se necesita para la toma de decisiones es de calidad y está a la mano cuando se necesita, las cosas fluyen mejor.
Cuando se hace una estructuración de la manera adecuada, adaptándose a cada organización en específico, el resultado es el éxito. Por esta razón, empresas como Netflix pudieron pasar de distribuir DVD por correo, a convertirse en una empresa líder en contenido por streaming, con contenido propio.
Amazon es otro ejemplo de éxito. Logró tal nivel de eficiencia, que pudo reducir significativamente sus costos en infraestructura para poder realizar sus operaciones y volverse más competitiva.
Todo gracias a un excelente diseño de la estructura organizacional, adaptada al negocio.
Estructuras organizacionales como las de las empresas mencionadas, permiten que los colaboradores entiendan de manera sencilla y rápida, cómo funciona la organización.
Beneficios de la estructura organizacional
El tener en claro qué hacer, dónde, cómo, cuándo, saber quién es el responsable y quien tiene cada nivel de autoridad, facilita que las tareas se cumplan eficientemente.
Aquí describimos sus beneficios:
- Permite diferenciar tareas por áreas o departamentos.
- Define los puestos y tareas, además de las responsabilidades de cada individuo dentro de la empresa.
- Hace que cada trabajador conozca su lugar en cada área.
- Permite que cada colaborador identifique quién es su jefe inmediato, reconozca la cadena de mando.
- Se evita duplicidad de funciones.
- Se minimizan los conflictos y malos entendidos, porque la comunicación fluye mejor entre los colaboradores, los departamentos, los gerentes, supervisores y directivos.
Es por eso que podemos decir con toda seguridad que la estructura organizacional ofrece.
- Mejoras en el clima laboral.
- Mejoras en la comunicación interna.
- Optimiza el recurso humano.
- Hace que se logre una mayor productividad.
Tipos de estructura organizacional
La estructura organizacional, debe ser flexible, porque aunque hay reglas y procedimientos que cumplir para hacer las tareas, cuando se trata de relaciones personales, la flexibilidad es fundamental.
Es por ello que en las empresas se consideran dos grandes tipos de estructuras:
- La estructura formal.
- La estructura Informal.
La estructura formal
Técnicamente, se refiere a ordenar el trabajo, los colaboradores, el ambiente y las relaciones entre los colaboradores para alcanzar metas y objetivos. Es un orden con el que están de acuerdo los directivos de una empresa y es un tipo de estructura planificada por quienes están encargados de tomar las decisiones.
En ella se describen los puestos de trabajo, los procedimientos, las reglas y se grafica a través de un organigrama, con la idea de hacer más fácil de entender el funcionamiento de la organización.
Tipos de estructura organizacional formal
Estos son de los tipos más comunes de estructuras organizacionales:
- Lineal. Son centralizados y se divide según el nivel de autoridad.
- Horizontal. En él los colaboradores de primera línea están más en contacto con los niveles altos de autoridad.
- Funcional. Se enfoca en las funciones que hay que realizar y están organizados en departamentos especializados. Es uno de los más comunes.
- Divisional. En este modelo, la organización se hace asignando a cada colaborador tareas y responsabilidades según el producto o servicio que se oferta al mercado.
- Matricial. Es muy común para proyectos dentro de una empresa y una vez que se concluye, se disuelve. Cada colaborador reporta por lo menos a dos jefes.
- Central. Cada colaborador reporta a varios jefes de distintas áreas. Es frecuente ver este tipo de estructuras en empresas de gran dimensión.
La estructura informal
Surge a raíz de la anterior, la formal, y lo hace de manera espontánea. Es una estructura que se crea por la necesidad de relacionarse que tienen las personas y que en una empresa ocupan un cargo.
Aparecen los grupos informales, que están formados por quienes comparten intereses similares, que no necesariamente tienen un mismo rol o una misma jerarquía. La empresa funciona como lo hace la sociedad, con personas que se la llevan bien y otras con las que no congenian.
No es una estructura planificada, no está en el organigrama, en ella no hay autoridad, salvo la que surge naturalmente entre quienes comparten en un grupo.
Sin embargo, son unidades de influencia dentro de las empresas, aunque no tengan un reconocimiento oficial.
Ambas estructuras, conviven en todas las empresas y, además, son necesarias para poder alcanzar los objetivos. Su adecuada gestión marca la diferencia entre las empresas exitosas y las que no lo son.
¿Cómo hacer una estructura organizacional?
Diseñar la estructura organizacional de una empresa exitosa, amerita conocer en profundidad el negocio, su entorno y lo que se necesita para ser competitivo.
En líneas generales es un procedimiento que incluye dos pasos:
- Definir el objetivo de la empresa, analizar detalladamente cada tarea y establecer un sistema de control para evaluar el cumplimiento de lo que se ha planificado.
- Sintetizar cada tarea y distribuirlas aprovechando eficientemente cada recurso que tiene la empresa.
Para tener una mejor visión de todo, se desarrollan los organigramas, que son representaciones gráficas de la estructura organizacional de una empresa.
Parámetros para diseñar la estructura organizativa de una empresa.
El reconocido catedrático y autor de libros sobre la gestión de negocios Henry Mintzberg, estableció 9 parámetros que pueden ayudarte con el diseño, que son:
- Especialización del cargo. Hay que determinar el número de tareas por trabajo y el control de ese trabajo sobre las tareas.
- Formalización del comportamiento. Hay que normalizar la operación, para ello se crean reglas y procedimientos.
- Formación. Se refiere a los programas formales de instrucción para que los colaboradores obtengan conocimientos y procedimientos estandarizados para cumplir con las tareas.
- Adoctrinamiento. Se crean programas que sirven para inculcar a los colaboradores la forma cómo se hacen las cosas en la empresa con la idea de crear compromiso.
- Agrupación de unidades. Las unidades también tienen niveles de jerarquía. Se hacen para mejorar la coordinación y crear cohesión entre los colaboradores y sus supervisores.
- Tamaño de la unidad. Cada unidad debe contar con una cantidad determinada de cargos o puestos, que se puedan manejar adecuadamente.
- Sistemas de planificación y control. Por un lado, el sistema de planificación sirve para prever, qué y cómo se van a hacer las actividades para lograr los objetivos de la empresa y por otro, el sistema de control permitirá hacer control previo, concurrente y posterior, para hacer ajustes en caso de que sean necesarios.
- Dispositivos de enlace. Se refiere a lo que se hace para que las unidades cuenten con lo necesario para que puedan adaptarse con otras y también para que los integrantes de cada unidad se adapten mejor.
- Descentralización. Significa que hay que considerar que hay que delegar el poder para tomar decisiones. Puede hacerse de forma vertical, horizontal, selectiva o paralela.
Ahora sabes que, para diseñar la estructura organizacional de una empresa, hay que conocer del negocio, de la competencia y crear las divisiones, autoridad y responsabilidades en función de la empresa en particular.
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