¿Tu equipo no tiene claro quién aprueba qué, quién reporta a quién o de qué área depende cada tarea? Esa confusión casi siempre nace de la misma causa: la empresa creció más rápido que su estructura y nunca se plasmó en papel. Un organigrama de empresa resuelve justo eso. En esta guía verás qué es, para qué sirve, cómo hacerlo paso a paso y todos los tipos que existen, para que elijas el que mejor le acomoda a tu organización.
¿Qué es un organigrama de empresa?
Un organigrama de empresa es la representación gráfica de la estructura organizacional: muestra las áreas, los puestos, las jerarquías y las líneas de mando y comunicación. Sirve para visualizar de un vistazo cómo está organizada la empresa y quién responde ante quién.
Un organigrama es una herramienta infalible para establecer la estructura organizacional de la empresa. Dentro de él se encuentran los puestos a desempeñar por parte del talento humano, las jerarquías —en caso de haberlas—, la forma de operación y las áreas en las que los colaboradores desarrollan las actividades que tienen asignadas.
¿Para qué sirve un organigrama de empresa?
Un organigrama sirve para comunicar con claridad cómo opera la empresa: cada persona ve qué posición ocupa, ante quién reporta y con quién colabora. También funciona hacia afuera, para que clientes, proveedores y candidatos entiendan cómo está estructurada la organización.
Tener el esquema de cómo opera tu empresa en una sola vista te ayuda a comunicarte eficientemente con tu equipo. Dentro de un organigrama, se visualiza claramente la posición que ocupan, así como las personas con las que posiblemente tendrán más contacto. A su vez, funciona como forma de comunicación con los seguidores/clientes que quieren saber más sobre tu empresa.
Ventajas de crear un organigrama
Crear un organigrama aporta claridad estratégica: fija el rumbo, define objetivos por área y puesto, facilita medir el rendimiento, mejora la coordinación entre equipos y permite detectar fallas en la estructura para optimizar la contratación de talento.
- Fijan el rumbo que la empresa va a seguir de manera clara.
- Ayuda a establecer los objetivos que cada área y puesto deben cumplir.
- Puedes seguir el hilo de las actividades que hace cada área y puesto, por lo que es más fácil medir el rendimiento.
- Tienes transparencia en el crecimiento profesional de tus colaboradores.
- Se define por completo el funcionamiento de la organización.
- Mejora la coordinación entre los equipos, ya que tienen claridad en cómo poder dividir y repartir actividades entre todos los colaboradores.
- Puedes detectar fallas en la estructura de la empresa, y con ello optimizar la contratación del talento humano.
- Mejora la comunicación entre empleados, equipos, áreas, directivos e inclusive con personas ajenas a la empresa.
¿Cómo hacer un organigrama paso a paso?
Para hacer un organigrama, primero define la estructura organizacional (áreas y plan de acción), luego establece la cadena de mando, segmenta por área, asigna responsabilidades por puesto y elige el tipo de organigrama. Por último plásmalo en una herramienta digital que lo mantenga actualizado conforme crece la empresa.
Algo importante a considerar es que el organigrama debe crearse después de tener bien definida la operación, los puestos y la estrategia de lo que harán.
Tener los temas centrales bien definidos permiten crear un organigrama completamente personalizado y adaptable, lo que permite que se vuelva escalable, y vaya evolucionando conforme la empresa crezca. Es por eso que lejos de copiar un organigrama tomado de otra empresa, se comience por tener bien estructurado el esqueleto de la organización: la estructura organizacional.
La estructura organizacional como la base del organigrama para empresas
La estructura organizacional es la forma en que están asignadas funciones y responsabilidades a las personas que colaboran con la empresa. De esta manera, se tiene claridad en la forma de actuar de cada posición, lo que tiene como consecuencia una organización clara, eficiente y fácil de comunicar tanto interna como externamente.
La forma de estructurar la organización es única para cada empresa. Sin embargo, generalmente se deben tomar en cuenta distintos factores como:
- Crear el plan de acción de la empresa, así como la personalidad de la misma.
- Establecer las áreas con base en las actividades principales para llevar a cabo el plan de acción.
- Definir estratégicamente los perfiles para cada posición.
- Delimitar la cantidad de personas que colaboran en la empresa, y su forma de interacción con personas de las demás áreas.
Crea un buen organigrama de empresa
Como mencionamos previamente, la forma de hacer un buen organigrama dependerá de cómo se compone la empresa. A su vez, es necesario tomar en cuenta que un buen organigrama se crea a partir de tener bien definido lo que se busca lograr por parte de cada miembro que colabora o colaborará para cumplir los objetivos establecidos. Básicamente mientras más claridad tengas, más sencillo será crear el organigrama.
La claridad es esencial, ya que te permite:
- Reclutar talento más fácilmente porque sabes lo que buscas.
- Medir efectivamente el rendimiento, porque sabes lo que debe cumplir cada área y cada colaborador.
- Comunicarte eficientemente con tus empleados para que sepan cuál es su rol, cuáles son sus actividades y qué se espera de sus habilidades.
Diseña fácilmente el organigrama para tu empresa
Para el correcto diseño del organigrama, se debe tener bien definida la siguiente información:
Cadena de mando.
Definir qué tanta jerarquía habrá, qué información debe manejar cada líder, así como qué personas estarán a su cargo son elementos esenciales para definir la cadena de mando.
De esta forma, se sabrá y se tendrá una guía de cómo deben actuar las y los colaboradores en puestos de mando, así como la manera en la que deben interactuar con los demás empleados. Así podrán evitarse posibles confusiones desde el día uno entre las y los líderes de los distintos equipos, con los demás colaboradores.
Segmentación por área.
Definir las áreas para la gestión de la empresa. Aunque cada empresa es diferente, y se dedican a cosas distintas, hay áreas que son fundamentales para cualquier organización.
Por ejemplo:
- Directiva
- Contabilidad
- Mercadotecnia
- Recursos Humanos
- Tecnología de la Información
- Servicio al Cliente
- Legal
Una vez que defines las áreas que forman parte de tu organización, puedes ir definiendo las posiciones específicas para que cada área pueda dar los resultados que la empresa espera.
Responsabilidades por puesto.
Establecer las actividades dependiendo del área y la posición que buscan, acorde a las necesidades de la empresa.
Por ejemplo, todas las empresas buscan tener un buen departamento de Tecnologías de la Información, sin embargo, puede ser muy distinto el perfil tecnológico que busca una organización que otorga un servicio de Cómputo en la Nube – buscarían un cloud architect– al de una empresa que se encarga del Análisis de Datos –reclutarían un data analyst–.
Dependiendo lo que necesita la empresa es que se definen las responsabilidades por puesto.
Diseña un organigrama de empresa rápidamente.
Actualmente existen herramientas digitales que te permiten crear de manera rápida un organigrama.
Una de ellas es el FiscoClic que te permitirá no solamente tener claridad en toda la estructura de tu organización, sino que además podrás definir qué tipo de acciones pueden realizar cada uno de tus colaboradores.
Puedes personalizar la información a la que tendrán acceso tus empleados desde nuestro software alojado en la nube. Por ejemplo, puedes asignar a los directores de cada área la posibilidad de aprobar vacaciones de su equipo, o vincular el organigrama con el control de asistencia para saber quién reporta a quién y desde qué área.
Una vez que ya tienes claridad, sabes cómo hacerlo y con qué herramientas puedes crearlo, debes definir la forma con la que quieres que se componga el organigrama de tu empresa.
Antes de continuar con este tema, te invitamos a suscribirte a nuestro podcast Talent growth, donde conocerás todo sobre la gestión del talento en las empresas.
¿Cuáles son los tipos de organigrama que existen?
Existen muchos tipos de organigrama y se clasifican por cinco criterios: por su finalidad (analítico, informativo, formal, informal), por su organización (jerárquico, matricial, plano), por la forma en que se presentan (vertical, horizontal, mixto, circular, de bloque, escalar), por su naturaleza (micro, macro y meso administrativo) y por su contenido (integral, funcional y de puestos).
Para definir el esquema que necesita tu organización, hay múltiples opciones disponibles. Para que sea un organigrama funcional, debe cubrir todo lo mencionado anteriormente; niveles de autoridad, divisiones entre áreas, abarcar la organización formal de la empresa, y ayudar a comprender claramente la comunicación dentro de la organización.
Los organigramas se clasifican conforme a la información que presentan y a ciertas características las cuales mencionaremos a continuación.
Clasificación por su finalidad
Según su finalidad, un organigrama puede ser analítico (muestra el comportamiento organizacional), informativo (comunica a personas externas cómo trabaja la empresa), formal (aprobado por los altos mandos) o informal (sin esa aprobación previa).
Organigrama analítico
Tiene como objetivo mostrar el comportamiento organizacional. Casi siempre está compuesto de cuadros conectados por flechas que indican la dirección que siguen las personas dependiendo de la estructura de la empresa. Por ejemplo, un proceso de funnel de ventas.
Organigrama Informativo
El objetivo del organigrama informativo es comunicar a personas externas a la empresa, la forma en la que la organización trabaja. Por ejemplo, el organigrama de empresas globales que encuentras en internet como el de Coca Cola, o McDonalds.
Organigrama Formal
Esto básicamente se refiere al hecho de que el esquema es previamente aprobado por los altos mandos de la empresa.
Organigrama Informal
Es lo contrario al formal, por lo que es un esquema que no está previamente aprobado por los altos mandos.
Tipos según su organización
Según su organización, los principales tipos son el jerárquico (de arriba hacia abajo por cadena de mando), el matricial (combina distribuciones verticales y horizontales para proyectos conjuntos) y el plano (solo directivos y empleados, sin mandos intermedios).
Organigrama jerárquico
Este va de arriba hacia abajo, partiendo desde la posición más alta de a la empresa, es decir que se basa en las cadenas de mando. Aunque facilita la comunicación entre superior y subordinado, es un esquema rígido a la hora de definir las funciones de cada posición.
Organigrama Matricial
Este esquema tiene forma de matriz -por eso su nombre- y es una combinación entre distribuciones verticales y horizontales. Puede ayudar a mejorar las relaciones entre áreas y ayudar en el desarrollo de proyectos conjuntos.
Organigrama Plano
Aquí solamente se toman en cuenta dos roles: directivos y empleados. Este esquema puede brindar más autonomía a los empleados ya que no hay mandos intermedios, por lo que los procesos pueden agilizarse.
Tipos según la forma en que se presentan
Por la forma en que se presentan, los organigramas pueden ser vertical (el más común, de arriba hacia abajo), horizontal (todos al mismo nivel jerárquico), mixto (combina ambos), circular (visión global sin categorías), de bloque (agrupa áreas en bloques) y escalar (usa sangrías para indicar autoridad).
Organigrama vertical
Es el más común. Este esquema se basa en ir de arriba hacia abajo, por lo que los puestos con mayor autoridad estarán representados en la cima del esquema, y de ahí se despliegan hacia abajo los distintos puestos que tienen menos capacidad de mando.
Organigrama Horizontal
El organigrama horizontal es una representación que se basa en las relaciones que existen entre los diferentes puestos y áreas, lo que provoca que todos tengan el mismo nivel jerárquico.
Organigrama Mixto
Como su nombre lo indica es una combinación del organigrama para empresa vertical y horizontal. Este tipo es muy útil para grandes organizaciones, ya que se maneja con niveles jerárquicos para puestos directivos, pero se despliegan de manera horizontal las áreas o departamentos de las que se compone la empresa.
Organigrama Circular
El organigrama de empresa circular representa la visión global de la empresa de manera sencilla. Este esquema evita mostrar categorías jerárquicas.
Organigrama de Bloque
Es similar al organigrama vertical, sin embargo, se conforma de bloques en lugar de posiciones. Dentro de cada bloque puede haber un área con varias posiciones.
Organigrama Escalar
Se utilizan sangrías para determinar el nivel de autoridad. Mientras más larga sea la sangría, más autoridad tiene la posición.
Tipos por su naturaleza
Por su naturaleza, un organigrama puede ser micro administrativo (la estructura de una sola empresa), macro administrativo (incluye información de más de una empresa) o meso administrativo (abarca todas las empresas de un mismo sector; es de los más extensos).
Organigrama micro administrativo
Solamente tienen la estructura general de una empresa.
Organigrama Macro Administrativo
Incluyen la información de más de una empresa.
Organigrama Meso Administrativo
Tienen la información de todas las empresas que forman parte de un mismo sector. Este tipo de organigrama es uno de los más extensos que se pueden crear.
Tipos por su ámbito
Por su ámbito, el organigrama puede ser general (muestra información genérica, como el título del puesto y el esquema) o específico (detalla la estructura de un área concreta, por ejemplo el organigrama del área de ventas).
General
Como su nombre lo menciona, son aquellos que muestran información genérica. Por ejemplo: solamente tienen el título del puesto y el esquema.
Específico
Muestran con detalle las estructuras que componen las áreas de la empresa. Por ejemplo: mostrar el organigrama del área de ventas de forma específica para que un nuevo colaborador sepa con detalle lo que tiene que hacer.
Tipos por contenido
Por su contenido, los organigramas se dividen en integral (todas las unidades administrativas y su relación jerárquica), funcional (divide el trabajo y aclara el rol de cada empleado) y de puestos (presenta el número de puestos disponibles para el óptimo funcionamiento).
Organigrama integral
Muestra las representaciones que componen todas las unidades administrativas de una empresa. A su vez señalan la relación jerárquica entre las unidades, normalmente a través de números.
Organigrama Funcional
El diagrama funcional permite dividir el trabajo de una manera eficiente, facilita la comunicación dentro de la empresa y ayuda a los empleados a saber de manera directa cuál es su rol.
Organigrama de Puestos
Presentan el número de puestos disponibles que tiene una empresa para su óptimo funcionamiento.
Usa la tecnología para crear tu organigrama
La tecnología te permite crear y mantener el organigrama vivo: una plataforma de gestión de talento como FiscoClic dibuja la estructura, asigna permisos por puesto y la conecta con la nómina y el control de asistencia, todo en la nube y siempre actualizado.
Gestiona tu talento humano con FiscoClic, donde podrás utilizar nuestra plataforma y personalizarla acorde a las necesidades de tu empresa. Este servicio incluye la creación de un organigrama que te permitirá ahorrar tiempo y recursos para la correcta gestión de los recursos humanos.
Además, obtendrás todo lo necesario para administrar sus pagos de forma amigable, simple y rápida. FiscoClic apoya tu negocio administrando la nómina y a los colaboradores en nuestro sistema de nómina, para que tú te concentres en seguir creciendo.
Ahora que ya sabes todo lo necesario para crear un buen organigrama para empresa, ¿cómo harás el tuyo? Esperamos que esta información te funcione y permita que mejore la forma en la que tu empresa se comunica con sus empleados, además de tener claridad en la estructura organizacional. Comparte con más personas esta información, seguramente les funcionará.
