Excel es una de las opciones que existen entre las demás que existen, entre las que encontramos:
- Uso de software empresarial, que la percepción era de ser costoso o
- La vieja confiable forma manual con lápiz y papel
Hoy no se puede considerar que Excel sea una forma adecuada para la gestión de nóminas con toda seguridad, ya que hay soluciones en el mercado donde el costo (que es una de los principales barrera de entrada) ya no es un pretexto valido.
Generalmente el uso de estas hojas de calculo, como una herramienta administrativa, se han implementado en las empresas gracias a ciertas suposiciones erróneas sin respaldo.
Supuesto: “Excel hace el trabajo bien”.
Realidad: Un movimiento en falso y tu nómina puede tener errores en la hoja de calculo. La precisión es comprometida y pueden llegar sanciones a la empresa. Todo por el análisis de fila y columnas, de fórmulas y reglas.
Espera! te recomendamos usar nuestra calculadora de nómina Gratis:
Supuesto: “Excel es sencillo y se adapta a mis necesidades”.
Realidad: ¡Es el favorito de los chicos y grandes! Todas las empresas crecen y se modifica la operación de la organización. Los cumplimientos legales cambian en cada país de forma constante. Esto genera que procesar la nómina se complique, se haga mas lento a medida que cambia el numero de empleados y las leyes.
Supuesto: “Todos saben utilizar Excel”.
Realidad: Procesar la nómina en Excel requiere de algún experto en el tema para configurar las formulas, VLOOKUPs, etc. adicional a la operación de alguien altamente capacitado sobre las deficiencias y funciones de las hojas de cálculo. Las horas que se desperdician en el trabajo manual es mucha. En promedio el 60% de las empresas que utilizan Excel tardan hasta 7 días en procesar la nómina.
Otros problemas
- Errores más comunes: Según The Wall Street Journal, el 88% de las hojas de calculo de Excel tienen errores. Los errores de datos, copy-paste, formulas y formatos son los más comunes que pueden hasta pasar desapercibidos.
- Los benditos costos: los cálculos incorrectos generan multas onerosas y perdidas financieras. Ninguna empresa puede darse el lujo de correr el riesgo de fallar y caer en multas para su empresa, cuando hay PYMEs que ponen en peligro su existencia.
- Fraude de nómina: según Forbes el fraude de nómina sucede en el 27% de las empresas y ocurre casi el doble que en organizaciones pequeñas con menos de 100 empleados. La ubicación centralizada en un solo lugar con claves de seguridad es de suma importancia. Aspecto que no podrás gestionar en una hoja de cálculo.
- Distribución de nóminas: Definitivamente el crecimiento es el peor enemigo si usas tu nómina en hoja de calculo, por que entre más crece, se vuelve cada vez más complejo y tardado el distribuir nómina de varios archivos.
Aún así, si el usar las hojas de calculo te funciona para la administración de nóminas, estas mejores prácticas pueden servirte:
- Asegúrate de que su hoja de cálculo provenga de una fuente confiable
- Verifica la precisión y el cumplimiento legal
- Mantén sus hojas de cálculo actualizadas
- Realiza una copia de seguridad de sus datos con regularidad en su PC o servidores de su negocio
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Hoy ya existen soluciones accesibles que traen muchas ventajas para tu negocio en la nube. Una administración de tu nómina de forma segura, automática y funciones de colaboración con tus empleados.
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