¿Qué es la administración de nómina?
Se le conoce como administración de nómina al proceso en el que se busca cumplir con las regulaciones fiscales y legales en materia laboral sin comprometer al presupuesto designado para el pago de la nómina. También se encarga de supervisar de que todas las contrataciones estén realizadas correctamente.
En el proceso de administración de nómina se verifica el correcto destino de los recursos. Específicamente que el presupuesto de nómina y de las cuotas obrero patronales se está llevando de forma concreta. También se analiza si el procedimiento utilizado para el cálculo de la nómina es el óptimo o si este se puede mejorar.
Para poder hacer un análisis preciso sobre los elementos de la nómina, será necesario comprender los roles de trabajo de la organización y su importancia para esta, identificar los contratos firmados por parte del personal, estar familiarizado con las leyes en el aspecto laboral y sobre todo, tener conocimientos sobre el manejo y la organización de las nóminas.
¿Quién puede ayudar con la administración de nómina de una empresa?
En primer lugar se encuentra el equipo de Recursos Humanos de la empresa quien puede encargarse de este tema, ya que este es el departamento que se encarga de supervisar el estado de las contrataciones y de llevar todos los temás relacionados con el personal. Además, las personas que pertenecen a esta área son las responsables de estar al día con todos los temas pertinentes a la Ley Federal de Trabajo (LFT).
El departamento de contabilidad también es un candidato para ser el encargado de llevar el tema de administración de nómina. Normalmente son los noministas y los contadores quienes son los responsables de hacer los cálculos de la nómina del personal, las retenciones y de otros pagos extras que deben hacerse relacionados a este tema.
En caso de que la empresa sea muy pequeña y no cuente con alguna de estas áreas formalmente conformadas, la responsabilidad caerá sobre la persona encargada de buscar y/o contratar talento. Aunque cabe aclarar que es altamente probable que esta no esté al día con los códigos fiscales ni con los cambios que pudiera haber en las leyes laborales.
Igualmente, los directivos o dueños de las empresas pueden ser quienes corran con esta responsabilidad, pero igual que en el caso anterior; las probabilidades de que desconozcan los procedimientos relacionados con la administración de nómina son altas y esto podría ocasionar una multa por parte de las autoridades hacia la empresa o en una denuncia por parte del personal.
¿Qué es un software de nómina y cómo pueden ayudar a mi empresa?
Aunque no son de reciente creación, en los últimos años este tipo de programas se han popularizado entre los encargados de nómina debido a su accesibilidad. Y es que cuando recién surgieron, estas plataformas eran complejas y solo entendibles para aquellos que ya contaban con conocimientos contables (especialmente en nómina) y que solo necesitaban de una herramienta más específica que facilitara su trabajo.
Ahora se pueden encontrar softwares de nómina en el mercado que son mucho más fáciles y accesibles para cualquiera, sin importar si se trata de un nominista, contador, reclutador, director, CEO, etc. Estas plataformas se han simplificado al grado que solo requieren la entrada de la información necesaria para hacer los cálculos. Y una vez terminados los arroja para que así los usuarios puedan hacer la dispersión de la nómina y el timbrado correspondiente.
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¿Cómo usar un software de nómina?
Como mencionamos anteriormente, su uso es muy sencillo e intuitivo tanto para noministas como para no expertos en el área. Solo es necesario que se suba un archivo de Excel con los datos de los empleados como salarios, fechas de ingreso, días de vacaciones pendientes, incidencias y más.
Autómaticamente la plataforma se encargará de realizar todos los cálculos por ti y te brindará los montos totales para hacer los pagos correspondientes a las cuentas bancarias de tus colaboradores. Una vez realizados estos pagos, podrás hacer el timbrado de los recibos de nómina desde el software.
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Fiscoclic como software de nómina
Además de poder hacer el cálculo automático de los salarios y los pagos para IMSS e ISR, hacer la dispersión de la nómina y el timbrado de los recibos; Fiscoclic también te funciona como una herramienta en la que puedes tener el expediente laboral de tu personal. Esto significa que en la plataforma puedes guardar la información de tus colaboradores al igual que sus documentos, datos y actividades. Es decir, que puedes encontrar todo lo relacionado a tus Recursos Humanos en un solo lugar.
El manejo de las incidencias definitivamente va a ser algo que te ayudará con el cálculo de la nómina, ya que su fácil registro te ahorrará varias horas en el proceso de la nómina. En caso de que dentro de un equipo haya múltiples personas involucradas, también puedes designar permisos especiales sobre quienes pueden aprobar o rechazar permisos para días libres, vacaciones y más.
Finalmente, los empleados tendrán la libertad y facilidad de firmar sus recibos de nómina, con esto te asegurarás de estar cumpliendo con lo establecido por la ley.
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