Existen 2 formas principales de implementar tecnología en nuestras empresas: Tecnología en la nube (Software como servicio Cloud) o tecnología instalada localmente en servidores de la empresa o equipos de computo independientes (sistema de escritorio/ sistema instalado/ sistema local).
La diferencia inmediata es el lugar donde se encuentra la información y donde es ejecutado el software.
El software en la nube corre en servidores del proveedor donde ingresas en una pagina web o app con usuario y contraseña, mientras que el software de escritorio, como su nombre lo dice, se ejecuta en el escritorio de tu computadora.
La naturaleza del servicio cloud se basa en políticas que tu proveedor se encarga de cumplir como son la seguridad de tu información, almacenamiento, disponibilidad del servicio y el sistema que te permite realizar tu trabajo. En cambio cuando hablamos de un software instalado en tus equipos la responsabilidad de esas mismas áreas cae en ti.
Esto quiere decir que si tienes la infraestructura correcta dentro de tu empresa con las políticas de seguridad necesarias, es probable que el software instalado sea una buena opción para tu negocio. Mientras que si quieres ahorrar costos de software (ver articulo Software como servicio ahorra hasta el 70% en licencias) y dejar que un proveedor con toda la experiencia en brindar el servicio lo haga, tú solo debes encargarte de utilizar la herramienta y listo.
Existen 4 temas muy importantes a considerar en ambos:
- Seguridad
Escritorio:
La seguridad en el proceso que realizas en la empresa tu eres el principal responsable, no solo de proteger los datos creando respaldos, sino asegurando de que nadie viole la seguridad de tus equipos para extraer información sensible donde se encuentre. Este esfuerzo se duplica cuando tienes infraestructura de servidores propios.
Es importante conocer que el tiempo y costo de realizar estos esfuerzos dentro de la empresa puede ser algo oneroso por el mantenimiento y copias de seguridad que se requieren.
Nube:
En el caso de la nube, todos los esfuerzos anteriores están incluidos en los servicios del proveedor de software y la seguridad de la información suele ser una prioridad de estas empresas, de forma que si la seguridad es violada su reputación se vería comprometida.
Actualmente tu ya utilizas servicios de nube al contar con un correo de Gmail por ejemplo o pagar un servicio de entretenimiento como Netflix que tienen la seguridad necesaria para proteger tus datos.
A su vez los servicios de nube utilizan servicios de infraestructuras tan robustas como Amazon, Azure de Microsoft o cualquier otro proveedor importante de almacenamiento que cuentan con políticas implacables para el resguardo de la información. De esta manera, las mismas medidas de seguridad de la información que ellos contemplan se extienden a la tuya.
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2. Actualizaciones son cosa del pasado
Escritorio:
Las actualizaciones del software se realizan de forma periódica y el responsable en realizarlas es el usuario, ya sea contactando al proveedor o aceptando actualizaciones que solicita la aplicación. Normalmente esto involucra el pago de actualización o una nueva licencia cada cierto tiempo (normalmente son anuales).
En algunas ocasiones esto requiere de un especialista técnico que pueda apoyar en el proceso.
¿Tienes más de un equipo? debes de contar con una licencia en cada equipo y actualizar en cada uno de ellos cuando se requiera.
Dependes de la versión de una computadora para que el sistema sea compatible y se pueda utilizar en tu empresa.
Si por alguna razón tu PC no cumple con los requisitos, quizá no seas candidato a contratar el software o tengas que comprar una nueva computadora para dicho fin.
Nube:
¿Actualizaciones para la nube?… de eso no tienes que preocuparte. el proveedor del servicio será el responsable de ello sin que lo notes o tengas que realizar algo desde tu empresa. Normalmente el proveedor te notifica que se realizó alguna actualización para que estes enterado de nuevas funcionalidades que puedan existir.
La nube realiza dichas actualizaciones para sus miles de usuarios al mismo tiempo ya que trabajan en un segundo plano del sistema que no limitará tus labores.
3. Una solución a la medida para tu economía
Escritorio:
El equipo donde opera el software debe contar con la potencia necesaria para soportar la aplicación y poder ejecutarlo sin problemas. Esto representa un gasto en equipo de computo.
De igual forma entre licencias y actualizaciones puedes caer en gastos altos para contar con la tecnología.
Nube:
No tendrás que absorber ningún gasto por infraestructura, instalaciones o renovación de equipo de almacenamiento como servidores. Solo debes contar con una computadora con acceso a internet para poder utilizar el servicio con fluidez.
Por esta ventaja es que podemos usar en muchos casos las aplicaciones desde nuestro smartphone o tablet de igual forma para ingresar al sistema.
Normalmente los esquemas comerciales de estos sistemas son suscripciones mensuales sin plazos forzosos donde pagas solo lo que usas.
En resumen de ambos:
Con la versión de escritorio, su costo de instalación es siempre mayor, debe invertir en la infraestructura de hardware y software de TI si aún no tiene una. Deberá realizar un mantenimiento de TI regular, como copias de seguridad y actualizaciones. Esto conlleva una cantidad razonable de costos ocultos, que es posible que no tenga en cuenta, ya que el proveedor solo es responsable de proporcionar la instalación de la solución sin involucrarse en la infraestructura de TI. Cambio de estándares de seguridad y otros aspectos relacionados.
Con la versión en la nube, solo necesita pagar los cargos de suscripción mensuales / trimestrales / anuales, en lugar de comprar el software. Esto significa que el punto de entrada para usar una versión en la nube o el costo de instalación suele ser muy bajo en comparación con la versión local.
4. Adiós a las versiones
Escritorio:
Si tu equipo genera diferentes versiones de su flujo de trabajo tendrán que compartirlas entre ellos de modo que administrar esto puede ser complicado.
Nube:
No dependes de la versión de una computadora para que el sistema se pueda utilizar en tu empresa y darse a conocer a tu equipo.
La única versión disponible estará lista para ti solo entrando a un navegador de internet con tus claves de acceso. De esta forma en vez de enviar archivos entre dos o más personas, simplemente puedes trabajar sobre el mismo documento en tiempo real.
Riesgos asociados a considerar en tu evaluación.
Con la solución instalable o de escritorio, tendrá altos costos iniciales de licencia, de ahí el riesgo, si el proyecto no tiene éxito, puede perder costos de licencia y también la infraestructura de TI en la que haya incurrido.
La versión en la nube generalmente le brinda la posibilidad de probar, la mayoría de los proveedores de software en la nube también ofrecen una prueba gratuita de 7 días a un máximo de 60 días, por lo que puede probar la solución antes de comprometer la inversión. Un aspecto más interesante es que si la versión en la nube no cumple con sus expectativas, siempre puede cancelar el contrato con solo un mes de servicio o con un máximo de 3 meses de tarifa de servicio como penalización, lo que significa que realmente no incurrirá en ningún costo inicial cuando desea usarlo o cuando no desea usarlo, en comparación con la versión licenciada.
Un hecho más es que su proveedor de servicios suele ser responsable de la disponibilidad del servicio, por lo que realmente no tiene que preocuparse por fallas costosas de hardware o software. al usar la versión en la nube
¿Qué hay sobre los tiempos de implementación?
La versión local requiere más tiempo de implementación, ya que el cliente necesita tener lista la infraestructura de TI, lo que puede incluir la adquisición de nuevas licencias de hardware o software.
La versión en la nube, la plataforma ya está construida para entregar el software como un servicio, lo que significa que el servicio está listo, solo necesita pagar la suscripción y luego está en ella.
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