Se le conoce como maquila de nómina al proceso en el cual una empresa contrata los servicios de un proveedor externo para realizar el cálculo de los sueldos y salarios de su personal y de los impuestos que acompañan su nómina. La empresa únicamente contrata los servicios como administración, cálculos, trámites fiscales del proveedor entre otros. El contrato laboral es directamente de la empresa con los colaboradores.
Para este procedimiento se debe tomar en cuenta las disposiciones legales y se debe hacer en cumplimiento con el IMSS, el INFONAVIT y de otras instituciones. Los cálculos de la nómina están basados en lo estipulado por la Ley Federal de Trabajo (LFT) y en la Ley de Impuestos sobre la Renta (ISR).
Este contrato se caracteriza por ser de servicios y aunque es un tercero quien utiliza la información de la empresa para cumplir con su parte, la información y la relación laboral siempre pertenece a aquella que solicitó el servicio.
Aspectos legales de esta modalidad
Este tipo de servicio viene de la mano de lineamientos de responsabilidad legal entre las empresas, los cuales son:
- La empresa que contrata el servicio es la responsable de pagar los sueldos y salarios de su personal y de brindarles seguridad social. Esto se debe a que los empleados le “pertenecen” a esta empresa.
- La organización externa que realiza la maquila de nómina está encargada de realizar el cálculo de la nómina y de los impuestos basándose en la información que recibió de la empresa. La segunda es la responsable de hacer los pagos de estos.
- La empresa que contrata el servicio de maquila es responsable de los empleados, así que la compañía externa no tiene responsabilidad solidaria con ellos.
- En caso de un mal cálculo o proceso que genere multas, la compañía externa será responsable por esto.
¿Por qué contratar una maquila de nómina?
Calcular la nómina en México es un ejercicio complicado. Por ello se recomienda que la persona encargada de esta tarea sea un nominista o bien, un experto en el tema. Además, esta tarea suele estar acompañada de la contratación de plataformas que ayudan con el cálculo. Y estas dos razones por sí solas son suficientes para hacer que este proceso interno sea costoso.
Con un servicio de maquila de nómina, los directivos y dueños de empresas tienen la oportunidad de centrarse en su negocio y así olvidarse de los dolores de cabeza que el cálculo de la nómina en Excel puedan ocasionarles.
Esta opción puede ser muy conveniente para aquellas micro, pequeñas y medianas empresas que no deseen invertir en un equipo interno que se encargue de este proceso. Además de que también tendrán la certeza de su cálculo de nómina será realizado por un experto en el tema.
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¿Cuáles son las desventajas de una maquila de nómina?
Esta opción también tiene algunos puntos en su contra que es importante que evalues antes de tomar una decisión importante. En primer lugar, en caso de contratar a una compañía externa que sea inexperta o poco profesional puedes encontrarte con costos extras (como multas) derivados de un mal cálculo que juegue en tu contra.
Además, una compañía externa que no esté certificada en seguridad podría ser dueña de la información de tu empresa y hacer un mal uso de ella. Poniéndote en riesgo tanto a ti como organización, como a tus colaboradores.
Para asegurar un buen trabajo será necesario realizar supervisiones constantes de lo que está haciendo la compañía externa. Esto es con el propósito de que se cumpla todo lo establecido por la Ley y de que los cálculos sean correctos. Además de asegurarte de que la otra parte está realizando lo acordado en el contrato.
Finalmente, en el proceso de maquila de nómina se pueden dar errores debido a toda la información que puede contener. Esto a su vez desencadenará en otras equivocaciones que puedan impactar negativamente a la empresa y a sus empleados.
Como recomendación final te sugerimos que en caso de adquirir este servicio, acudas con un profesional y que quede un contrato por escrito que detalle todo sobre el proceso de maquila de nómina. Este debe incluir procedimiento, fechas, alcance de responsabilidad de ambas partes, para reducir las probabilidades de un mal desempeño.
¿Qué se debe evaluar antes de contratar un servicio de nómina?
En el mercado hay varias opciones de empresas que se ofrecen este servicio, pero antes de contratar una es importante que evalúes las opciones que hay para encontrar la que mejor se adapte a las necesidades de tu organización.
En primer lugar hay que aclarar que el modelo de maquila de nómina dependerá del tamaño y las caracteristícas específicas de tu empresa. No es lo mismo hacer el cálculo de sueldos y salarios para un plantilla de 2,000 personas que para una de 50.
Respecto a las características específicas de la empresa, cada una tiene fechas, formas y períodos de pago y prestaciones diferentes que impactan en el cálculo de la nómina y sus impuestos.
Otro punto a evaluar es que el servicio de nómina que se considere contratar debe de estar al tanto de los últimos cambios en la legislación al respecto. Esto es crucial para evitar errores y posibles multas a futuro.
¿Cómo se realiza una maquila de nómina?
Es cierto que cada compañía externa tendrá su propio método para realizar este proceso, pero existen algunos principios básicos que permitirán realizarla de forma eficaz y correcta. Estos son:
- Realizar el análisis de la nómina para conocer sus particularidades
- Planear los resultados esperados
- Personalizar las variables que se toman en cuenta
- Realizar pruebas paralelas
- Revisar la nómina y otros cálculos previamente acordados
¿Cuál es el costo de una maquila de nómina?
No hay una respuesta precisa para esta pregunta, ya que el costo dependerá de lo que tu empresa necesite y de las particularidades de tu nómina (cantidad de empleados, periodicidad de pago, prestaciones y más). Además, algunas compañías que ofrecen este servicio pueden cobrar tarifas más altas o bajas dependiendo de sus años en el mercado y de la experiencia de su personal. Así que los costos que puedes encontrar son variables.
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