El 8 de Junio de 2023 se firmó la NOM 037, la cual entrará en vigor 6 meses después, es decir, en diciembre de 2023. Esta normativa tiene como objetivo regular el teletrabajo en materia laboral. En este artículo te explicaremos todo lo que tienes que saber sobre esta nueva Norma Oficial Mexicana (NOM).
Entre las obligaciones de los patrones se encuentran establecer el inicio y termino de la jornada laboral (Desconexión digital); mecanismos de contacto entre empleador y teletrabajador, así como contar con una perspectiva de género que permita conciliar la vida personal y familiar.
En febrero de 2022, por parte de la secretaría de Trabajo y Previsión Social (STPS) se presentó ante el Comité Consultivo de Normalización de Seguridad y Salud en el Trabajo (CCNNSST) el anteproyecto de la NOM-037-STPS-2022 con miras de regular el teletrabajo, que ha sido una forma de trabajo adoptada por muchas personas a partir de la pandemia.
El 8 de junio del 2023, la Secretaria de Trabajo y Previsión Social, Luisa María Alcalde Luján, firmó la NOM 037 en materia de Teletrabajo que contiene los lineamientos para los trabajadores que se encuentran en esta modalidad más del 40% de su tiempo laboral.
El calendario de la NOM 037
- 22 Febrero 2022 – presentación de la propuesta
- 15 de Julio – Publicación en el DOF
- 13 Septiembre – Fecha Límite de observaciones (60 días después del 15/07/2022)
- Si se aprobaba la propuesta, la norma entraba en vigor 180 días después. Se estimaba que fuera en Enero-Febrero 2023
- 7 de junio de 2023 se firma la NOM-037 que entrara en vigor 6 meses después. Diciembre 2023
Beneficios de la NOM 037
La NOM 037 regirá condiciones de seguridad y salud en el teletrabajo. Con esto, se busca normalizar el teletrabajo en los centros de trabajo, así como de la tecnología necesaria para cumplir sus funciones. De esta manera buscarán prevenir los riesgos físicos, ergonómicos, y psicosociales aun cuando se desempeñe el trabajo a distancia. La norma aplica a todos los patrones, centros de trabajo y lugares de trabajo que tengan personas teletrabajadoras.
Cabe destacar que la titular Luisa Alcalde Luján de la STPS mencionó que hasta el 23% de los puestos de trabajo en México serían susceptibles de teletrabajar y podría beneficiar a más de 13 millones de trabajadores en el país. Por eso el interés en regular esta forma de trabajo que llegó para quedarse: el teletrabajo.
5 elementos fundamentales que se deben de conocer
- ¿A quién le aplica? A todas aquellas o aquellos que trabajen bajo esta modalidad más del 40% de su tiempo. Incluye obligaciones concretas para los empleadores para poder proveer las herramientas necesarias para desempeñar el trabajo; es decir, desde la silla, la parte proporcional del pago del internet, la parte proporcional del pago de electricidad, la computadora, la impresora, la tinta o cualquier otra herramienta necesaria.
- El derecho a la desconexión. Esto implica cumplir con la jornada laboral.
- La obligación por parte de las trabajadoras o los trabajadores de contar con un lugar adecuado y sobre todo seguro.
- La propia Norma contiene un listado para poder hacer una autoverificación que permita identificar si se cuentan con las condiciones de ventilación, de iluminación, o por ejemplo, que no haya exceso de ruido que después pueda traer aparejado un padecimiento.
- Que aunque se trate de la modalidad de teletrabajo, se tienen exactamente los mismos derechos que el resto de los trabajadores, tanto en lo individual como en lo colectivo; es decir, el derecho a la sindicación, a la negociación colectiva y poder tener conexión con sus propios trabajadores.
¿Qué contempla la NOM 037?
El anteproyecto NOM 037 STPS 2023 tiene contemplado una serie de estatutos que se deberán llevar a cabo obligatoriamente por los patrones para “garantizar condiciones de seguridad y salud a los trabajadores”.
Las obligaciones que tendrían las empresas para cumplir la NOM 037 son:
- Inicio y término de jornada laboral (desconexión digital). Establecer un horario concreto para iniciar y para concluir actividades. Esto es importante ya que una de las desventajas de trabajar a distancia ha sido tener que incurrir en laborar horas extras ya que, a diferencia del trabajo presencial, no hay un horario de entrada ni de salida.
- Mecanismos de contacto entre empleador y teletrabajador. La tecnología permite tener comunicación eficiente entre los colaboradores. Existen herramientas como FiscoClic People, que te permiten mantener una comunicación cercana y constante con todos los miembros de tu equipo sin importar el lugar donde estén.
- Perspectiva de género. Estrategias destinadas a que la percepción de las mujeres y de los hombres tengan influencia en la elaboración de las políticas y los programas que las empresas decidan implementar para cumplir con esta obligación.
- Equilibrio laboral. Permitir que los colaboradores tengan un balance entre su vida laboral y personal debe ser obligatoriamente una prioridad. Esto puede ser beneficioso, ya que con esto a la vez puedes incentivar una buena experiencia del empleado y por ende una mejora en la cultura organizacional.
- Equipamiento ergonómico. El trabajo presencial requiere de una inversión en mobiliario y equipo. El teletrabajo no debería ser la excepción, debido a que una persona podrá o no tener los recursos para contar con el equipo adecuado en casa. Es por esto que las organizaciones deberán encargarse de proveer lo necesario para que los colaboradores desempeñen sus actividades de la mejor manera posible.
- Mantenimiento de insumos. Cubrir insumos como la luz, el internet, los equipos de cómputo, o cualquier otro recurso que necesiten los empleados requiere mantenimiento. Esta iniciativa permitirá darle un seguimiento al estado de los insumos que las personas requieran para sus funciones.
- Políticas de teletrabajo. Se deberán crear políticas transparentes que involucren a todos los colaboradores. A su vez se les deberá informar la forma en la que se llevará a cabo el trabajo a distancia dentro de la organización, para evitar confusiones o malentendidos que afecten las relaciones laborales.
¿A partir de cuándo será válida la NOM 037?
Se calcula que a partir de Diciembre de 2023. La NOM 037 será publicada en Junio del 2023 en el Diario Oficial de la Federación (DOF) con el nombre de NOM-037-STPS-2023. Posterior a la publicación, se cuenta con 6 meses para que entre en vigor.
¿Dónde será publicada la NOM 037?
Se publicará la NOM dentro del DOF (Diario Oficial de la Federación).
Obligaciones del trabajador en la NOM 037
- Brindar a la Comisión de Seguridad e Higiene una comprobación física por escrito de las condiciones de seguridad y salud del lugar desde el cual trabajará de forma remota.
- Cumplir con la Política de Teletrabajo.
- Informar al patrón y a la Comisión de Seguridad e Higiene cualquier alteración de las condiciones de seguridad y salud en el trabajo, que impidan el desarrollo del Teletrabajo, incluido aquellos acontecimientos traumáticos severos que hubiere presenciado o sufrido, con motivo o en ejercicio de su trabajo. El escrito deberá contener al menos: la fecha de elaboración; el nombre de la persona trabajador en la modalidad de Teletrabajo que elabora el escrito; la fecha de ocurrencia, y la descripción de la alteraciones o acontecimientos.
- Resguardar y conservar en buen estado los equipos (incluidos los de cómputo), materiales, útiles y mobiliario ergonómico que les proporcione el patrón para realizar el Teletrabajo en su lugar de trabajo.
- Observar las disposiciones en materia de seguridad y salud en el trabajo, y someterse a los exámenes médicos que establezca la NOM-030-STPS-2009.
- Atender las políticas y mecanismos de protección de datos e información establecidos por el patrón en el desempeño de sus actividades, así como las restricciones sobre el uso de la información y almacenamiento.
- Informar al patrón de cualquier cambio de domicilio definitivo o temporal. El escrito deberá contener al menos: la fecha de elaboración; el nombre de la persona trabajadora en la modalidad de Teletrabajo que elabora el escrito; la fecha de ocurrencia, y la descripción del cambio de domicilio.
- Participar en los procesos de información de riesgos relacionados con sus actividades de Teletrabajo y de capacitación que le proporcione el patrón, así como reuniones presenciales o virtuales organizadas para evitar el aislamiento social.
- Avisar al patrón y a la Comisión de Seguridad e Higiene de los riesgos de trabajo que sufra. El aviso deberá contener al menos: la fecha de elaboración; el nombre de la persona trabajadora en la modalidad de Teletrabajo que elabora el escrito; la fecha de ocurrencia, y la descripción del acontecimiento.
Obligaciones del patrón en la NOM 037
- Contar con un listado actualizado de las personas trabajadoras bajo la modalidad de Teletrabajo con al menos, la información siguiente:
a) Nombre de las personas trabajadoras bajo la modalidad de Teletrabajo
b) Género
c) Estado civil
d) Actividades a desarrollar
e) Nombre y perfil de puesto
f) Tiempo (en porcentaje) de la relación laboral que usa para realizar Teletrabajo
g) Número telefónico de contacto
h) Domicilio de las personas trabajadoras bajo la modalidad de Teletrabajo
i) Lugares de trabajo propuestos por las personas trabajadoras bajo la modalidad de Teletrabajo y convenidos con el patrón
j) Razón social y domicilio del centro de trabajo.
k) Listado del equipo de cómputo y ergonómico otorgado a la persona trabajadora. - Que los lugares de trabajo cumplan con las condiciones siguientes:
a) Disponer de internet.
b) Contar con condiciones de seguridad y salud en el trabajo, considerando el buen estado de las instalaciones eléctrica; iluminación, ventilación y condiciones ergonómicas. - Que los lugares de trabajo propuestos por el trabajador sean fijos.
- Establecer por escrito una Política de Teletrabajo que cumpla con las disposiciones del contrato colectivo de trabajo o del reglamento interior de trabajo.
- Informar a las personas correspondientes sobre los riesgos relacionados con el Teletrabajo.
- Contar con una Lista de verificación de las condiciones de seguridad y salud en el Teletrabajo.
- Otorgar las facilidades para que la Comisión de Seguridad e Higiene realice la validación de la Lista de verificación de las condiciones de seguridad y salud en el Teletrabajo (incluidas las evidencias fotográficas o de video).
- Establecer y documentar, el proceso de implementación del Teletrabajo para el centro de trabajo que cambie de la modalidad presencial a Teletrabajo y viceversa.
- Proporcionar a los teletrabajadores sillas ergonómica e insumos adecuados para su adecuado desempeño.
- Proporcionar mantenimiento a los equipos para el manejo de las TIC.
- Proporcionar capacitación al menos una vez al año a los trabajadores bajo la modalidad de Teletrabajo, sobre las condiciones de seguridad y salud que deben tener y mantener en su lugar de trabajo.
- Establecer mecanismos para la reversibilidad de la modalidad de Teletrabajo a presencial, cuando la persona trabajadora bajo la modalidad de Teletrabajo informe al patrón de alguna condición, o alteración de las condiciones de seguridad y salud en el trabajo, que justifique el regreso al trabajo presencial.
- Practicar los exámenes médicos que corresponda a los teletrabajadores de conformidad con lo previsto por la NOM-030-STPS-2009, y dar seguimiento a los avisos de accidente de trabajo que le reporten cuando aquellas hayan sufrido un accidente en el lugar de trabajo, con motivo o en ejercicio de sus actividades de Teletrabajo, siempre observando los protocolos establecidos por las instituciones de seguridad social.
- Brindar el apoyo y las facilidades necesarias para que los teletrabajadores participen en la Comisión de Seguridad e Higiene o en la Comisión mixta de capacitación, adiestramiento y productividad.
Inspección física o a distancia de lugar de trabajo
Para validar las condiciones de seguridad y salud en el teletrabajo, el patrón debe:
- Realizar una visita al lugar de trabajo donde se realiza el Teletrabajo
- Si no hay visita física, se enviará la lista de verificación al trabajador para que la responsa y se podrá solicitar una revisión a distancia del sitio de trabajo con tecnología.
Documentación del proceso de teletrabajo
Se debe documentar el proceso de implementación de teletrabajo contemplando:
- La manera de mantener y establecer la comunicación
- Establecer los momentos que la persona teletrabajadora asistirá al centro de trabajo
- Indicar la forma en que se supervisará el desarrollo trabajo
- Mecanismo de mantenimiento al equipo y herramientas de trabajo
Accidentes o incapacidades por trabajo remoto
¿Qué pasará en caso de accidente en el lugar de teletrabajo? La ley indica que se debe dar seguimiento a los avisos de accidente de trabajo cuando hayan sufrido un accidente, con motivo o en ejercicio de sus actividades de Teletrabajo… Es muy importante resaltar lo siguiente:
- El lugar de teletrabajo debe ser notificado e inspeccionado.
- El accidente implique actividades enteramente relacionadas al trabajo
Si los 2 puntos anteriores se cumplen se entiende que es válida una incapacidad por riesgo de trabajo. Cabe mencionar que la ley contempla centros de trabajo fijos o temporales, pero esto es muy distinto a trabajar como “nómadas digitales”, ya que en éste escenario de “trabajo donde el empleado quiera”, el patrón no tiene control de todos los elementos necesarios para asegurar la salud física y mental así como las instalaciones y riesgos de los trabajadores.
Herramientas digitales para conciliación y arbitraje
La autoridad reconoció en el DOF que el COVID obligó a las empresas a realizar trabajo a distancia como un mecanismo efectivo para el debido cumplimiento de las actividades laborales privilegiando:
- La prevención de contagios
- La generación de eficiencias y beneficios a empresas y trabajadores
- Disminución de desplazamientos
- Reducción del ausentismo laboral
- Posicionamiento efectivo de las tecnologías de la información
Hacemos énfasis en el último punto. Muchas personas nos han preguntado acerca de la legalidad y validez de las herramientas digitales para la automatización, inspección y seguimiento del teletrabajo. Antes del covid, la junta de conciliación y arbitraje era tajante en tomar como evidencia digital los acuerdos o acciones que tuvieran la FIEL del colaborador o en su defecto como ha sido durante “100 años”…la firma autógrafa en documentos físicos. Aún así, había muchos huecos que le ley no contempla y dejan en descuido al trabajador o al patrón.
La nueva norma de teletrabajo, da soporte al reconocimiento de la autoridad que ya existen herramientas o sistemas digitales que ayudarán a los patrones y a los trabajadores con el cumplimiento de actividades, comunicación digital y el seguimiento de las actividades que respalden el trabajo de las personas.
Es sumamente importante brindar la tecnología (software y hardware) que va a dar respaldo al cumplimiento de la ley al mismo tiempo que como dice la autoridad en el DOF, permiten “La generación de eficiencias y beneficios a empresas y trabajadores con el posicionamiento efectivo de la tecnología”.
Nuestra recomendación es que siempre entregues el equipo de cómputo y dispositivo móvil al colaborador así como el software necesario para respaldo y protección de ambas partes en caso de una aclaración o en el peor de los casos, algún tema que requiera conciliar. De igual forma debes respaldar en el contrato de trabajo lo que entregaste y los ID de dispositivo, # de serie, #de licencias, etc. de cada dispositivos para fines de evidencia.
Control de asistencia para la LFT
Igualmente debes saber que el control de asistencia ya está contemplado en la LFT. Sin embargo, el reloj checador tradicional se va a quedar obsoleto con la NOM 037.
Con el reloj checador tradicional de “cajita de pared”, tienes que extraer la información en un usb o en un archivo, después debes estructurar en un Excel y revisar la información manualmente, por último debes sacar esas incidencias y calcular los montos a agregar o descontar en la prenómina con la clave del SAT que aplique.
FiscoClic People cuenta con un módulo de control de asistencia móvil con GPS, especialmente diseñada para el teletrabajo y misma que ayudará a las empresas con los puntos de la NOM 037 relacionados a:
- La inspección diaria del cumplimiento de la jornada laboral
- Conocer el ausentismo laboral y tener un radar sobre las causa
- Reporte en tiempo real de las horas extras y retardos.
- Ubicaciones del trabajador en tiempo real para espacios físicos o temporales
- Reporte del estado y el periodo de tiempo entre actividades laborales o personales
- Conocer el tiempo de traslado entre ubicaciones relacionadas a la actividad laboral
- Limitar la ubicación en donde será permitido realizar un registro de entrada o salida
- Saber tiempo laboral efectivo así dimensionar el exceso de trabajo como riesgo a la salud
- Toda la interacción puede ser con el móvil del empleado mediante la app o por whatsapp
Si deseas llevar tu gestión al siguiente nivel, con FiscoClic puedes acceder a un registro integral de actividades que incluye el control de asistencia, horas extra, puntualidad, tiempos de traslado, restricciones de ubicación y muchas otras ventajas. Toda esta información puede ser visualizada en nuestro Panel de Control.Con esta integración, podrás optimizar tus tiempos, consultar tus datos durante los 365 días del año y generar informes instantáneos con facilidad.
FiscoClic People es la primera super plataforma en la nube que te permite controlar asistencia de forma remota para personal en teletrabajo o trabajadores de campo, gestionar la nómina y recibir de forma automática tus incidencias mediante WhatsApp. Cumplimos la ley al 100%, sin atajos, sin “nóminas por fuera”. Utiliza nuestro Control de asistencia y Reloj checador digital desde cualquier lugar.
Se recomienda revisar el checklist completo de obligaciones del patrón y el teletrabajador de la NOM 037 así como la lista de validación y cumplimiento en el DOF en éste enlace.
