Ajuste mensual al subsidio causado

Si en tu empresa pagas la nómina por quincenas, decenas o semanas, es muy probable que en algún mes apliques subsidio para el empleo a un trabajador en uno de sus pagos y, al cierre del mes, descubras que en realidad no le correspondía o le diste de más. Esto pasa, por ejemplo, cuando llega una comisión, un bono o una prima que eleva su percepción mensual. Cuando ocurre, la ley te obliga a corregirlo en el CFDI de nómina: a eso se le llama ajuste mensual al subsidio causado.

El subsidio para el empleo es un apoyo que el Gobierno otorga a través de la nómina a las personas que ganan un salario bajo. Como el cálculo se determina de forma mensual aunque pagues por periodos más cortos, casi siempre que hay un ingreso adicional en una parte del mes toca recalcular. En esta guía te explicamos qué es el ajuste, por qué es obligatorio y los 6 pasos exactos para hacerlo bien, con un ejemplo numérico que puedes replicar.

¿Qué es el ajuste mensual al subsidio causado?

El ajuste mensual al subsidio causado es la corrección que hace el patrón al cierre de mes cuando, al sumar todos los pagos del trabajador, el subsidio para el empleo aplicado durante el mes resulta mayor al que realmente le correspondía según la tabla mensual. El ajuste revierte el subsidio entregado de más y reconoce el ISR que se dejó de retener.

Bajo la ley, los cálculos del subsidio para el empleo se hacen de forma mensual, aunque al trabajador le pagues quincenal, decenal o semanalmente. Entonces, si en un mes caen dos pagos (dos quincenas) y en uno de ellos el trabajador tuvo derecho a subsidio pero en el otro no, al final del mes se compara la suma de esos pagos contra la tabla mensual y se realiza un ajuste. Para hacerlo necesitas dos elementos:

• La base gravable de los ingresos del trabajador en el mes.
• Los importes de subsidio causado que se aplicaron en cada periodo de nómina, en caso de haberle correspondido o pagado.

Con esos dos datos puedes determinar si hubo subsidio entregado de más y proceder al ajuste de las cantidades correctas.

¿Por qué es obligatorio? El Apéndice 7 del SAT

La obligación surge del Apéndice 7 de la Guía de llenado del CFDI de nómina, que el SAT publicó el 14 de octubre de 2019 y entró en vigor el 1 de enero de 2020. Ahí se establece el procedimiento para registrar el ajuste del subsidio para el empleo causado cuando se realizan pagos por periodos menores a un mes.

El Apéndice 7 lo dice de forma textual: "Procedimiento para el registro del ajuste del Subsidio para el empleo causado cuando se realizan pagos por períodos menores a un mes; este no podrá exceder de la que corresponda conforme a la tabla prevista en esta fracción para el monto total percibido en el mes de que se trate."

En otras palabras: el subsidio aplicado en el mes no puede superar el que arroja la tabla mensual para el total de ingresos percibidos. Por eso los patrones están obligados a realizar este cálculo de forma mensual y a reflejar el ajuste con las claves del SAT correspondientes dentro del recibo. No es opcional: forma parte del correcto timbrado del CFDI de nómina.

¿Cuándo debes aplicar el ajuste?

Solo cuando el subsidio causado acumulado de los periodos del mes es mayor al subsidio causado que arroja la tabla mensual. Suele ocurrir cuando el trabajador recibe un ingreso adicional (bono, comisión o prima) que eleva su percepción mensual y lo deja fuera del rango de subsidio. Si la suma mensual sigue dando derecho al subsidio aplicado, no hay nada que ajustar.

Para verlo claro usaremos un ejemplo. En la primera quincena al trabajador se le pagó un subsidio por $275.51. Sin embargo, en la segunda quincena recibió un pago por comisiones de $5,000, por lo que sus ingresos mensuales se incrementaron de forma notable.

La consecuencia es que, de acuerdo con sus ingresos mensuales y la tabla mensual de subsidio, al trabajador ya no le corresponde todo el subsidio causado que se aplicó en la primera quincena. Por eso es obligación del patrón ajustar ese pago de subsidio al cierre del mes.

Cómo calcular el ajuste en 6 pasos

El cálculo se hace en seis pasos: primero comparas el subsidio causado acumulado contra la tabla mensual para detectar el excedente; luego reviertes ese subsidio (clave 107), reconoces el ISR que dejaste de retener (clave 002), lo neutralizas en otros pagos (clave 007) y registras el subsidio efectivamente entregado (clave 071) compensándolo también en otros pagos (clave 008).

Primer paso: comparar el acumulado contra la tabla mensual

Analiza si tu ajuste corresponde a subsidio causado. Compara si el subsidio causado acumulado de los periodos anteriores es mayor que el subsidio causado que arroja la tabla mensual.

En el cálculo de diferencias se observa que se entregó subsidio causado de más: el acumulado fue de $275.51 contra los $217.61 que realmente le correspondían de forma mensual. Esa diferencia de $57.90 es la que se debe ajustar.

Segundo paso: revertir el subsidio otorgado de más (clave 107)

Ahora tienes que revertir el subsidio causado que se otorgó de más, por $57.90. Genera un concepto con la clave SAT de Deducción 107 — Ajuste al Subsidio Causado, reflejando el importe entregado de más.

Tercer paso: reconocer el ISR que se dejó de retener (clave 002)

Una vez revertido el subsidio de más, hay que reconocer el ISR que se dejó de retener por haber otorgado un subsidio para el empleo que no le correspondía al trabajador; en este ejemplo es por $62.80. Regístralo con la clave SAT de Deducción 002 — ISR. Es adicional al ISR que se descuenta por los ingresos del mes.

Cuarto paso: neutralizar el ISR en Otros Pagos (clave 007)

Al registrar el ISR por el ajuste, estás aplicando de nuevo un descuento que ya está incluido en la clave 107. Para que no se vea afectado el neto del trabajador, registra un movimiento en Otros Pagos con la clave SAT 007 — ISR ajustado por subsidio, por el importe de $62.80.

Quinto paso: registrar el subsidio efectivamente entregado (clave 071)

Registra el concepto del ajuste al subsidio efectivamente entregado que no correspondía; en este caso, $212.71. Identifícalo con la clave SAT de Deducción 071 — Ajuste en subsidio para el empleo.

Sexto paso: compensar el subsidio entregado en Otros Pagos (clave 008)

Como el subsidio entregado ya se reflejó en la clave 071, para cancelar su efecto en el neto genera un movimiento en Otros Pagos con la clave SAT 008, por el mismo importe que contiene la clave 071. Para este ejemplo es por $212.71.

Claves del SAT que intervienen en el ajuste

Para registrar el ajuste se usan cinco claves del catálogo del SAT: Deducción 107 (ajuste al subsidio causado), Deducción 002 (ISR no retenido), Otros Pagos 007 (ISR ajustado por subsidio), Deducción 071 (subsidio efectivamente entregado) y Otros Pagos 008 (compensación del subsidio entregado). Las claves de Deducciones y Otros Pagos se compensan para no alterar el neto del trabajador.

Hacer este ajuste a mano cada cierre de mes es propenso a errores y consume tiempo, sobre todo si manejas varios trabajadores con comisiones o bonos variables. Con el sistema de nómina de FiscoClic el cálculo del subsidio, el ajuste mensual y el timbrado del CFDI se hacen de forma automática. Y si quieres mantener bajo control la asistencia y las horas que alimentan tu nómina, revisa también nuestro control de asistencia.

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