Cada quincena calculas sueldos, retienes ISR, separas las cuotas del IMSS y pagas a tus trabajadores… pero si esos movimientos no quedan reflejados correctamente en la contabilidad, el gasto no es deducible y la contabilidad electrónica que envías al SAT no cuadra. Ahí entra la póliza contable de nómina: el puente que traduce lo que pagaste en asientos contables auditables. En esta guía te explicamos qué es, para qué sirve y cómo generarla paso a paso, con las cuentas deudoras y acreedoras que debes considerar.
¿Qué es la póliza contable de nómina?
La póliza contable de nómina es el documento que registra en la contabilidad todas las transacciones de un periodo de pago: sueldos y salarios, retenciones de ISR e IMSS, aportaciones patronales y los desembolsos a los trabajadores. Sirve para reflejar la nómina en los libros contables y conservar un control auditable de cada movimiento financiero.
Una póliza contable de nómina es un documento utilizado en la contabilidad para registrar todas las transacciones relacionadas con el pago de sueldos y salarios a los empleados de una empresa. Este registro es esencial para mantener un control detallado de los movimientos financieros asociados con la nómina y asegurar que estos se reflejen adecuadamente en los libros contables de la organización.
¿Para qué sirve la póliza contable de nómina?
Sirve para tener el registro histórico y desglosado de todo lo que pagas por nómina: cuánto recibió cada trabajador, qué impuestos retuviste y qué aportaciones generaste. Es la base para deducir el gasto ante el SAT, soportar las cuotas obrero-patronales y dar a Recursos Humanos datos confiables sobre sueldos, aumentos y compensaciones.
Con un asiento contable de nómina las empresas tienen la posibilidad de ver todos sus pagos realizados por el concepto de nómina con el desglose del monto que se le dio a cada empleado. Es decir se puede conocer cuánto se le ha pagado a cada trabajador de forma histórica. También se incluyen los impuestos y compensaciones generados a partir de estos pagos.
Igualmente, la información contenida en una póliza contable puede darle más datos útiles al departamento de Recursos Humanos respecto al historial de un empleado y sobre todo, si este ha tenido algún aumento. Esta información también puede utilizarse para una evaluación de desempeño del mismo.
¿Cómo generar una póliza contable de nómina?
Para generarla, reúne los totales de la nómina por concepto del periodo (percepciones y deducciones), clasifica cada importe según la naturaleza de su cuenta —deudora o acreedora— y registra los cargos y abonos. La póliza queda lista cuando el total de cargos es igual al total de abonos y todo se respalda con los CFDI de nómina timbrados.
Para hacerla será necesario contar con los totales de la nómina por concepto y que correspondan al período de registro. Aquí se deben incluir las percepciones y deducciones y los documentos que prueben los pagos que se le han realizado a los trabajadores.
Una vez que se tiene esta información se separan las cantidades acumuladas en las cuentas de acuerdo al concepto al que pertenezcan. Para esto se tendrá que realizar el registro previo correspondiente de la nómina. Es decir, que antes de iniciar el proceso se debe conocer la naturaleza de las cuentas involucradas para contabilizar los conceptos correctamente.
En la nómina existen las siguientes cuentas comunes:
- Naturaleza Deudora
- Naturaleza Acreedora
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Por otro lado, también existen las compensaciones que deben registrarse en la póliza contable. Estas son:
- Sueldos y salarios brutos, comisiones y bonos
- Retención de impuestos del empleador y del trabajador
- Retención de impuestos, primas de seguros y planes de ahorro
- Gastos complementarios del empleador
En la Naturaleza Deudora se incluye a los Bancos ya que muestra los bienes que están a favor del negocio y la capacidad que este tiene para realizar pagos. Los sueldos y salarios que se les pagan a los trabajadores también tienen naturaleza deudora. En caso de que haya subsidio al empleo, este se tratará de una cuenta independiente pero con naturaleza deudora.
En esta categoría también entran las indemnizaciones, ya que aquí se abonan los gastos para los trabajadores de la empresa en caso de algún daño o perjuicio. Las indemnizaciones por despido y por jubilación anticipada también entran en este rubro.
Por otro lado existen las cuentas con Naturaleza Acreedora, en ellas se incluye a las de Seguridad Social e Infonavit y reflejan las retenciones que el patrón le hace a los trabajadores para después hacer el pago a estas instituciones a nombre del empleado. La cuenta de Sueldos por pagar también tendrá naturaleza acreedora ya que refleja las cantidades que están pendientes de pago por cada concepto de la nómina.
Otras cuentas a considerar en la póliza
Además de sueldos y retenciones, una póliza completa incluye aportaciones a pensiones complementarias, gastos sociales (becas, uniformes, comedor), anticipos de sueldo y las remuneraciones pendientes de pago. También las cuentas de Seguridad Social, que se dividen en organismos deudores (lo que el IMSS debe a la empresa) y acreedores (lo que la empresa debe pagar).
Otro concepto que se debe considerar al momento de realizar la Póliza Contable son las aportaciones a los sistemas complementarios de pensiones. Aquí se incluyen las que ya fueron devengadas a las pensiones y otras formas de cubrir la jubilación, invalidez o la muerte de algún empleado.
También existen otros gastos sociales que pueden formar parte de la póliza como aquellos que están relacionados con el carácter social de la empresa, como las becas de estudio para los trabajadores, los uniformes, los gastos derivados de un comedor dentro del lugar de trabajo, la provisión de comidas o botanas y más. Estos no deben confundirse con gastos de Seguridad Social.
Los anticipos de las remuneraciones también se consideran al realizar la póliza. Estas consisten en brindar un monto a un trabajador por concepto de adelanto de su sueldo. Esta cantidad se abona cuando se hace el descuento correspondiente de la nómina del empleado. Dependiendo de las políticas de la empresa o del acuerdo hecho con el trabajador, el descuento puede realizarse en una o varias nóminas.
Por otra parte, también existen las remuneraciones pendientes de pago, estas se abonan cuando se contabiliza la nómina y se cargan al momento de pagarse. Las cuentas contables de Seguridad Social también pueden pertenecer a este concepto, el cual a su vez contiene dos cuentas; estas son Organismos de la Seguridad Social a Deudores y Organismos de la Seguridad Social a Acreedores.
El Organismo de la Seguridad Social a Deudores consiste en las cantidades que dicho organismo le debe a la empresa. Mientras que la cuenta de Organismo de la Seguridad Social a Acreedores incluye las cantidades que se le abonan a la institución que maneja la Seguridad Social.
Una póliza bien armada empieza con una nómina bien calculada, y esa nómina depende de registros de asistencia confiables. Si quieres que las percepciones y deducciones lleguen exactas a la póliza, apóyate en un buen control de asistencia y revisa nuestra guía de cumplimiento de la reforma de las 40 horas para mantener tus cálculos al día con los nuevos requisitos laborales.
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