Cuando un trabajador demanda horas extra que dice no le pagaron, la pregunta del juez no es si las trabajó: es si tú puedes probar la jornada que sí cubriste. Ahí es donde la lista de asistencia deja de ser un trámite y se vuelve tu mejor evidencia. En esta guía verás qué es, qué debe incluir, cómo elaborarla y cómo llevarla sin que un día sin firmar se convierta en un pasivo laboral.
¿Qué es la lista de asistencia?
La lista de asistencia es el registro donde se contabilizan las asistencias, faltas, retardos y el tiempo de trabajo de cada empleado. Para el patrón es la prueba documental con la que demuestra la jornada laborada y el pago correcto del tiempo extra ante una eventual demanda laboral.
La lista de asistencia, también llamada hoja de asistencia, es un registro en el que —como su nombre lo indica— se contabilizan las asistencias y el tiempo de trabajo de los empleados de una empresa. Es de suma importancia porque con ella el patrón puede demostrar la jornada que realmente cubrió su plantilla, algo decisivo si se presenta una demanda por tiempo extraordinario no remunerado correctamente.
De hecho, la carga de la prueba sobre la jornada recae en el patrón. Si no conservas un control de asistencia confiable, en un juicio laboral suelen tenerse por ciertos los horarios que afirma el trabajador. Por eso una lista bien llevada no es burocracia: es blindaje legal. Si quieres dar el salto a un método automático, revisa el control de asistencia en línea de FiscoClic.
¿Qué debe incluir una lista de asistencia?
Una lista de asistencia debe incluir el nombre de la empresa y del trabajador, la fecha que cubre, las horas de entrada y salida, los tiempos de descanso y la firma diaria del colaborador. Sin la firma de cada día, el documento pierde valor probatorio ante el Tribunal Laboral.
Es necesario que una lista de asistencia incluya:
- El nombre de la empresa
- El nombre del trabajador
- La fecha que dicha lista cubre
- La hora de entrada
- La hora de salida
- La firma del trabajador
- El tiempo descansado por el trabajador a lo largo de la jornada laboral
Respecto al tiempo de descanso durante la jornada laboral de un trabajador, la Ley Federal del Trabajo (LFT) en su artículo 64 dice que:
“Cuando el trabajador no pueda salir del lugar donde presta sus servicios durante las horas de reposo o de comidas, el tiempo correspondiente le será computado como tiempo efectivo de la jornada de trabajo.”
Se recomienda a los patrones que los trabajadores firmen de forma diaria las listas de asistencia y que sean elaboradas en un formato específico. Debido a su forma de operación, este recurso de control de Recursos Humanos es una buena opción para las pequeñas y medianas empresas; pero para las grandes organizaciones puede resultar contraproducente por lo que ellas tienen que optar por otros métodos. Si quieres algo que involucre tecnología existe el control de asistencia en línea
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Las firmas de los trabajadores deben ser legibles y no debe quedar ningún día sin firmar, de lo contrario esto podría representar un problema para el patrón en el futuro. Y así como existen listas impresas en papel para cumplir con este propósito, también existen los relojes checadores.
Además de registrar las asistencias y faltas, estas hojas también llevan el registro de los retrasos de los trabajadores y de por cuánto tiempo fueron estos. En caso de que haya inasistencias y retardos a la hora de entrar, será importante documentar el motivo de estos.
La contabilización de estas ausencias y sus motivos ayudará a determinar si será necesario prestar atención a la situación del empleado, si se ha tomado muchas licencias últimamente o bien, si las faltas que ha tenido han sido aprobadas o no. Eventualmente, este registro podría darle a la empresa una imagen un poco más clara sobre el desempeño del colaborador y a tomar una decisión con sustento sobre si se mantiene en nómina a un trabajador que incurra en muchas faltas.
Otro factor de peso al momento de contar con una lista de asistencia, es que estas pueden ayudar a indicar si los trabajadores realizaron su trabajo y en caso de que este haya quedado incluso, si sería necesario reducir la carga de labores para que así los empleados terminen a tiempo.
Igualmente, tener en claro la hora de llegada y de salida de la plantilla ayudará a que cada cierto tiempo, se pueda hacer el corte de retardos y horas laboradas y así determinar fácilmente quiénes son aquellos a quién les corresponde bono por puntualidad.
¿Cómo se puede elaborar la lista de asistencia?
Para elaborar una lista de asistencia define su propósito, decide los campos necesarios (nombre, fecha, turno, entrada y salida), elige un formato digital o físico, establece un sistema de registro claro, deja espacio para observaciones y guárdala como respaldo legal.
Sigue estos pasos para crear una lista de asistencia efectiva:
- Identifica el Propósito de la lista de asistencia: Define por qué necesitas la lista: ¿Es para reuniones importantes, para cumplir requisitos de recursos humanos o para el seguimiento del tiempo laboral?
- Define los Campos Necesarios: Decide qué información necesitas: nombre, fecha, departamento, turno, etc.
- Elige el Formato de la lista de asistencia: Opta por un formato digital (Excel, software de gestión) o físico (documento impreso).
- Establece un Sistema de Registro: Utiliza un método claro como marcas de verificación o códigos de color.
- Incluye Espacio para Observaciones: Deja espacio para notas sobre llegadas tardías u otras incidencias.
- Distribuye la Lista de asistencia: Envíala antes del evento o coloca copias físicas en el lugar de trabajo.
- Toma la Asistencia: Marca quién está presente durante el evento o jornada laboral.
- Revisa y Guarda: Al finalizar, verifica la lista y guárdala en tus registros.
¿Cómo se puede llevar una lista de asistencia?
Una lista de asistencia se puede llevar de forma manual (hoja firmada a diario) o automatizada con reloj checador, huella dactilar, reconocimiento facial, PIN, app móvil o software especializado. La tendencia, reforzada por la reforma laboral, es el registro electrónico sincronizado con la nómina.
En México existen diferentes formas de que una empresa lleve su registro de asistencias. La que cada compañía elija dependerá de sus necesidades y circunstancias. A continuación te presentamos algunas opciones:
- PIN de seguridad
- Reloj checador
- Huellas dactilares
- Reconocimiento facial
- Software especializado
- Llamada telefónica
- Aplicación de teléfono móvil
- Una combinación de dos o más de las anteriores
Puntos clave para establecer un registro de asistencia de personal eficiente
Para un registro de asistencia eficiente, prioriza la actualización automática de cada entrada y salida, documenta los motivos de las faltas, vincula el sistema con tu nómina y elige una herramienta que permita aprobar permisos y vacaciones. Así reduces errores y respaldas legalmente cada movimiento.
Antes de que pongas manos a la obra para crear tu propia lista de asistencia, es importante que tomes en cuenta algunos factores.
- Si optas por implementar un sistema más moderno será de suma importancia que este se actualice automáticamente cada que un colaborador entra o sale de la compañía, así te ahorrarás los dolores de cabeza porque la información se guardó incompleta.
- Es importante mencionar las razones de inasistencia del empleado para conocer un poco más la situación que puede estarle causando problemas con su trabajo.
- En el caso de que las inasistencias sean constantes, debe de haber espacio para notas sobre reuniones y medidas disciplinatorias con el empleado para arreglar dicho problema.
- Si eliges un sistema de asistencia en línea, de preferencia esté debe estar sincronizado con tu sistema de nómina para que así las inasistencias y retardos se vacíen directamente a tu otra plataforma y puedas hacer el cálculo de la nómina de forma automática.
- Algunos sistemas de registro de asistencia incluyen un módulo en el que los administradores de la herramienta (normalmente jefes o los encargados de Recursos Humanos) pueden aprobar o rechazar vacaciones, permisos y más.
Si tu empresa se está preparando para las nuevas obligaciones, te conviene revisar también la guía de cumplimiento de la reforma de las 40 horas y entender cómo funciona el registro electrónico de jornada laboral. Ambos temas están directamente ligados a cómo llevas hoy tu lista de asistencia.
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