¿Qué es una nómina?, requisitos y ¿cómo se hace?

Si tienes empleados, cada periodo enfrentas la misma pregunta: ¿cuánto le toca a cada quien una vez descontados impuestos, cuotas y créditos? Equivocarte en ese cálculo te expone a multas del SAT y del IMSS o a una demanda laboral, así que la nómina deja de ser un trámite y se vuelve una de las tareas más delicadas de tu empresa. En esta guía verás qué es la nómina, qué requisitos debe cumplir y cómo se elabora paso a paso.

La nómina es el registro contable donde documentas los sueldos, salarios, prestaciones y deducciones de cada trabajador. Suena simple, pero no lo es: en un solo cálculo se cruzan obligaciones laborales (Ley Federal del Trabajo), fiscales (ISR y CFDI), de seguridad social (IMSS e INFONAVIT) y financieras. Por eso conviene entender bien cada pieza antes de correr la nómina de tu negocio.

¿Qué es la nómina?

La nómina es el registro contable en el que una empresa documenta los sueldos, salarios, prestaciones y deducciones de cada trabajador durante un periodo. Sirve para pagar correctamente, retener ISR e IMSS y emitir el recibo CFDI que da validez fiscal al pago.

La nómina es el documento en el que se registra el salario, las prestaciones y las deducciones de los empleados de una empresa. Un manejo efectivo del área de nómina de una empresa puede ahorrarle muchos problemas a esta, ya que si los pagos se realizan con atraso o el monto de las deducciones no es el correcto es probable que la compañía se haga merecedora de una multa por parte de las autoridades o de una demanda por parte de sus trabajadores. 

Es frecuente que las pequeñas empresas o las de reciente creación realicen su nómina en hojas de Excel, pero una vez que el tiempo pasa y el tamaño de la plantilla crece esto es insostenible para la persona que se encarga del tema de nómina. Por lo que surge la necesidad de replantearse la metodología que se sigue para correr la nómina en cada período. 

La periodicidad de hacer la nómina dependerá de las condiciones fijadas en el contrato entre la empresa y el trabajador. En México es muy común que la nómina se pague cada quincena, pero los pagos pueden ser semanales, catorcenales o hasta mensuales dependiendo del tipo de personal contratado. Como mencionamos, esta información estará detallada en el contrato. 

¿Para qué sirven los recibos de nómina?

El recibo de nómina (CFDI de nómina) es el comprobante oficial de lo que un trabajador percibe y se le deduce en cada periodo. Sirve como prueba de ingresos ante el SAT, bancos e instituciones de crédito, y respalda el cumplimiento fiscal tanto del empleador como del empleado.

Los recibos de nómina son documentos fundamentales para todos los empleados, actuando como comprobantes oficiales de los ingresos percibidos y de las deducciones aplicadas en cada período de pago. Estos recibos son indispensables para cumplir con los requisitos fiscales establecidos por la Ley del Impuesto Sobre la Renta y el Código Fiscal de la Federación, asegurando que tanto empleadores como empleados mantengan su responsabilidad fiscal al día.

¿Cuáles son los requisitos de una nómina?

Una nómina válida debe incluir los datos de la empresa y del trabajador, las percepciones (salario y prestaciones), las deducciones y retenciones (ISR, IMSS, INFONAVIT) y el ingreso neto a pagar. Además debe timbrarse como CFDI de nómina para tener validez ante el SAT.

En esta se debe incluir toda la información relacionada a las condiciones de contratación del trabajador  respetando como mínimo las prestaciones que por ley se establecen, para que a partir de ella se haga el cálculo respectivo del salario. A continuación te presentamos los puntos básicos que toda nómina debe incluir para cumplir con este propósito:

• Información del empleado y de la empresa
• Percepción salarial y prestaciones
• Deducciones y retenciones
• Ingresos netos a percibir

¿Cómo se calculan los salarios de los empleados?

El salario se calcula sumando los días trabajados y las percepciones (gratificaciones, primas, comisiones y prestaciones en especie) conforme a la Ley Federal del Trabajo, y nunca puede ser menor al salario mínimo. Sobre ese total se aplican después las retenciones de ISR y las cuotas del IMSS.

La retribución más importante para el empleado es el salario, el cual puede estar compuesto por los siguientes elementos de acuerdo a la Ley Federal de Trabajo (LFT):

• Pago por los días laborados
• Gratificaciones
• Percepciones
• Habitación
• Primas
• Comisiones
• Prestaciones en especie
• Otro tipo de prestaciones

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El artículo 85 de la LFT dice que:

“El salario debe ser remunerador y nunca menor al fijado como el mínimo de acuerdo con las disposiciones de esta Ley. Para fijar el importe del salario se tomarán en cuenta la cantidad y la calidad del trabajo…”

Normalmente, el pago del salario se realiza a través de transferencia o cheque y no en efectivo, esto con el fin de evitar una posible evasión fiscal por parte de la empresa. 

¿Cómo se hace una nómina?

Para hacer una nómina reúnes los datos de cada trabajador, calculas las percepciones y deducciones del periodo, obtienes el neto a pagar, dispersas el importe por transferencia y timbras el recibo CFDI ante el SAT. Un software de nómina automatiza estos pasos y reduce los errores de cálculo.

Antes de comenzar es necesario contar con toda la información de los empleados agrupada en un solo lugar, esto con la finalidad de que sea más fácil la consulta para hacer los cálculos y saber qué es lo que le corresponde a cada quien. Se recomienda que se tenga una base de datos para este propósito, en la cual se debe de incluir las condiciones de contratación junto con los sueldos, prestaciones, bonos, comisiones, y más. Así como las deducciones adicionales que puede tener el trabajador como pueden ser Créditos INFONAVIT, FONACOT, Pensión alimenticia, etc

Para realizar una nómina es importante identificar los datos de cada trabajador desde su sueldo, periodicidad del pago, fecha de ingreso, prestaciones, faltas y/o incapacidades durante el período. 

A partir de allí se comienza a realizar el cálculo de los pagos y de los descuentos. Los primeros son los que podrán darle un mayor ingreso al trabajador, mientras que los segundos podrán tener un impacto negativo en su total. 

Se califica a las horas extras, bonos por puntualidad y a la prima vacacional como pagos. Mientras que en descuentos se contabilizan las faltas, incapacidades, las cuotas IMSS y las retenciones del ISR. 

Posteriormente se hace la suma del total que hay que pagar y a ese monto se le restan los descuentos. Con esto se conocerá el monto a pagar al empleado. 

Una vez hecho el cálculo se procede al pago de la nómina a los trabajadores. Como mencionamos, este puede ser por transferencia bancaria o cheque. Cuando se elige la transferencia se le conoce como dispersión de nómina, y para realizarla solo necesitas la CLABE interbancaria de cada trabajador. 

Concluida la dispersión se hace el timbrado de los recibos de nómina. El timbrado es la certificación fiscal digital que debe llevar el recibo de pago: solo con él el Servicio de Administración Tributaria (SAT) reconoce la validez del comprobante y la empresa puede deducir el gasto. 

Un punto que cada vez pesa más en el cálculo es el control de la jornada. Con la reforma laboral de las 40 horas, las empresas deben registrar electrónicamente la jornada de cada trabajador, dato que alimenta el cómputo de horas extra y, por lo tanto, las percepciones que se reflejan en la nómina. 

Anteriormente los recibos de nómina debían incluir la firma autógrafa de los trabajadores, pero con la incursión de los comprobantes fiscales digitales por Internet (CFDI) este requisito ya no es obligatorio. Eso sí, aunque se trate de un recibo digital, será necesario que la empresa se lo haga llegar al trabajador. La manera más conveniente para hacerlo sería vía correo electrónico. 

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Si quieres profundizar en el contexto legal que más impacta hoy a la nómina, revisa nuestra guía de cumplimiento de la reforma de las 40 horas y cómo se conecta con el registro electrónico de jornada. 

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