Ofrecer vales de gasolina suena sencillo, pero a la hora de cerrar la nómina y la declaración aparecen las dudas: ¿pagan ISR?, ¿puedo acreditar el IVA del combustible?, ¿hasta por cuánto es deducible si el auto es caro? Equivocarse cuesta deducciones rechazadas por el SAT y diferencias de impuestos. En esta guía te explicamos, paso a paso, qué son los vales de gasolina, cómo se calculan y cómo se deducen correctamente para que la prestación te beneficie sin sustos fiscales.
Las prestaciones por encima de la ley pueden ser un gran diferenciador y convertirse en una de las razones principales para que una persona quiera trabajar en tu empresa. En el blog de FiscoClic ya hemos abordado temas como los vales de despensa o el bono de puntualidad; en esta ocasión te toca todo sobre los vales de gasolina.
¿Qué son los vales de gasolina?
Los vales de gasolina son un apoyo económico que la empresa entrega al trabajador —en tarjeta electrónica o vale en papel— para canjearse por litros de combustible. Funcionan como prestación por encima de la ley y, para la empresa, permiten deducir el gasto de combustible y acreditar el IVA cuando se cumplen los requisitos fiscales.
La gasolina es esencial para casi cualquier tipo de transporte. Incluso quienes no tienen coche propio dependen, en su mayoría, de medios que consumen combustible para llegar al trabajo.
Por eso muchas empresas deciden otorgar cantidades extras al sueldo de sus colaboradores mediante una tarjeta electrónica o vales en papel que pueden intercambiar por litros de gasolina.
Esto representa una gran ventaja para el equipo: reciben un apoyo por un gasto que de todos modos realizarían. Para la empresa, se traduce en una mejor retención de talento, porque no solo paga un salario, sino que procura a su gente con prestaciones por encima de la ley.
Los vales de gasolina también representan un beneficio fiscal para el empleador, ya que permiten acreditar el IVA del gasto en combustible cuando se cumplen los requisitos que veremos más adelante.
¿Cómo funcionan los vales de gasolina?
La empresa carga un valor prepagado en un monedero electrónico o vale de combustible que el trabajador usa en estaciones de servicio afiliadas. Permiten fijar límites de gasto, llevar un registro detallado del uso y, para fines fiscales, generan un CFDI con complemento de estado de cuenta que respalda la deducción.
Si te preguntas cómo se usan los vales de gasolina, son una herramienta para que tu empresa cubra los gastos de combustible de manera conveniente y controlada. Estas son sus principales funciones y beneficios:
- Asignación y valor prepagado: El trabajador recibe vales con un valor monetario prepagado asignado por la empresa, que utiliza para comprar combustible en estaciones de servicio afiliadas.
- Uso en estaciones afiliadas: Los vales se aceptan en una red de estaciones específicas, lo que brinda flexibilidad y conveniencia al usuario.
- Límites y restricciones: Puedes fijar topes de gasto por día o semana y restricciones sobre el tipo de combustible, lo que ayuda a controlar el gasto y asegurar un uso adecuado.
- Registro y control: La empresa lleva un registro detallado de los vales asignados a cada persona y de su uso, lo que facilita la gestión y el control del gasto en combustible.
- Respaldo fiscal: El emisor del monedero genera el CFDI y el complemento de estado de cuenta, documentos con los que la empresa deduce el gasto y acredita el IVA.
En resumen, los vales de gasolina son una opción conveniente para ayudar a tu equipo a cubrir el costo del combustible, al tiempo que te dan mayor control y trazabilidad de esos gastos.
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Deducción de combustibles para las empresas
El gasto en combustible es deducible para la empresa como un gasto estrictamente indispensable (Art. 25 y 27 de la LISR). El requisito clave es que el pago se haga con medio electrónico —transferencia, tarjeta o monedero autorizado por el SAT— incluso cuando el monto no supere los $2,000, y que esté amparado con CFDI.
Muchas empresas manejan flotillas de vehículos. Eso implica considerar dentro de sus gastos tanto el mantenimiento de los autos como su combustible.
El Art. 25 de la LISR, en su fracción III sobre "Deducciones en general", permite deducir los gastos del contribuyente. Los costos por mantenimiento y combustible son gastos, por lo que entran en este supuesto.
¿Qué requisitos son necesarios?
Por su parte, el Artículo 27 de la LISR establece los requisitos que debes cumplir:
- Que el gasto sea estrictamente indispensable para tu actividad.
- Que los pagos superiores a $2,000 se realicen con transferencia, cheque nominativo, tarjeta de crédito, débito, de servicios o monederos electrónicos.
- Tratándose de combustible, el pago debe hacerse con esos medios electrónicos aunque no exceda de $2,000. La gasolina pagada en efectivo no es deducible.
- Puedes pagar la gasolina de forma anticipada, ya sea en una cuenta de las gasolineras o con un proveedor de monederos autorizado por el SAT, que te entregará una tarjeta electrónica o vales en papel.
- Para comprobar comisiones y cargos del emisor del monedero, debes contar con el CFDI y el complemento de estado de cuenta, siempre que el emisor esté autorizado por el SAT.
- El pago anticipado facilita el control de los depósitos y del gasto de combustible.
Por ejemplo, si una persona consume $700 a la semana, se le cargan los $700 vía monedero electrónico. En ese caso la gasolinera no le expide factura: "las estaciones de servicio no deberán emitir el CFDI a los clientes adquirentes de combustibles", porque el propio proveedor del monedero genera el CFDI y el complemento, además de llevar la bitácora del servicio.
También puede interesarte el episodio de nuestro podcast donde profundizamos en estímulos fiscales: canal de FiscoClic en YouTube.
¿Por cuánto es deducible la gasolina?
La gasolina se deduce en proporción al valor del vehículo. Si el auto cuesta hasta $175,000 (o $250,000 si es híbrido o eléctrico) se deduce el 100% del combustible; si lo supera, la deducción es proporcional. Por ejemplo, un auto de $350,000 solo permite deducir alrededor del 50% de su gasolina, y el IVA se acredita en esa misma proporción.
La Ley del Impuesto Sobre la Renta establece estos límites de deducción según el tipo de automóvil:
| Tipo de vehículo | Tope de deducción (compra) | Tope diario (arrendamiento) |
|---|---|---|
| Combustión interna | $175,000 | $200 diarios |
| Híbrido o eléctrico | $250,000 | $285 diarios |
- Los automóviles de combustión son deducibles hasta por $175,000.
- Si son híbridos o eléctricos, son deducibles hasta por $250,000.
- En leasing o arrendamiento también son deducibles, siempre que el valor del auto no supere $175,000 (o $200 diarios). Si es híbrido o eléctrico, el monto sube a $250,000 (o $285 diarios).
Si el automóvil sobrepasa estos costos, la gasolina se deduce de forma proporcional. Es decir, si el vehículo cuesta $350,000, solo podrás deducir el 50% de su gasolina. En cambio, si el valor del auto es de $175,000 o menor, podrás deducir el 100% del combustible.
Si quieres profundizar, puedes consultar la regla 3.3.1.7 de la RMF o directamente la Ley del Impuesto Sobre la Renta.
La gasolina como prestación
Como prestación por encima de la ley, los vales de gasolina ayudan a retener talento y reducir la rotación de personal. Conviene compararlos con otros estímulos antes de implementarlos y recordar que, a diferencia de otras prestaciones, son ingreso gravable para el trabajador, por lo que deben integrarse correctamente a la nómina.
Si tu empresa ya tiene vehículos o piensa adquirirlos, vale la pena comparar precios y revisar los estímulos fiscales que beneficien la operación.
Por otro lado, las personas que reciben vales de gasolina como prestación por encima de la ley suelen desarrollar mayor lealtad hacia la empresa, lo que puede bajar la rotación de personal de forma considerable.
Vale la pena considerarlo si tu organización está en posibilidad de otorgar la prestación. Y ahora que ya sabes cómo se calculan y se deducen los vales de gasolina, comparte este artículo con quien le pueda servir.
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Preguntas frecuentes
¿Los vales de gasolina pagan ISR?
¿Cuánto IVA se puede acreditar por la gasolina?
¿Hasta por cuánto es deducible la gasolina de un automóvil?
¿Cómo se debe pagar la gasolina para que sea deducible?
¿Necesito factura de la gasolinera si uso monedero electrónico?
