Cada vez que tu empresa paga la nómina, cobra a un cliente o mueve dinero entre cuentas, esa operación tiene que quedar registrada. Si los registros están incompletos o desordenados, no solo pierdes el control de tus finanzas: también te expones a observaciones del SAT cuando llega el momento de enviar la contabilidad electrónica. La póliza contable es justo la herramienta que evita ese caos, porque deja constancia clara y ordenada de cada movimiento. En esta guía te explicamos qué es, cuántos tipos existen, qué dice la ley y cómo generar tu póliza de nómina en automático.
¿Qué son las pólizas contables?
Una póliza contable es un documento, físico o digital, que registra de forma ordenada los movimientos contables de una empresa. Refleja las entradas y salidas de dinero, así como los movimientos internos entre cuentas, y es la base con la que la contabilidad documenta cada operación que ocurre dentro y fuera de la organización.
Si te preguntas qué es una póliza contable, la respuesta corta es que se trata de un documento clave para la operación de la empresa: refleja los movimientos contables que ocurren al interior y al exterior de la organización. Cada póliza deja un rastro verificable de lo que pasó con el dinero, quién intervino y bajo qué cuenta se registró.
Bien llevadas, las pólizas son la materia prima de todos los estados financieros. Mal llevadas, son el origen de los errores que después se vuelven difíciles de corregir y costosos de aclarar ante una autoridad.
¿Para qué sirve una póliza contable?
La póliza contable sirve para registrar de forma confiable cada operación de la empresa, de modo que la contabilidad refleje la realidad financiera. Con esa información real, los contadores pueden analizar los números y la dirección puede tomar mejores decisiones para el negocio.
En la teoría contable se utilizan varios tipos de pólizas para ejemplificar los registros de la contabilidad. Así se construye el conocimiento alrededor de los asientos contables, que en esencia se agrupan en activos, pasivos y capital. Incluso existen formatos específicos para cada tipo de póliza. Vale la pena aclarar algo: la tecnología con la que hoy las empresas llevan sus movimientos no separa físicamente cada tipo de póliza, sino que los registra de manera general en un solo sistema.
Esta lógica cobra todo su sentido en el día a día del trabajo. Al contar con información real, puedes conocer todos los registros contables y, a partir de ese dato junto con el análisis de los contadores, impulsar mejores decisiones para el beneficio de la empresa. En otras palabras, la póliza no es un trámite: es la base sobre la que se decide invertir, contratar o recortar.
¿Cuántos tipos de pólizas contables existen?
Existen tres tipos de pólizas contables: la póliza de diario (movimientos internos, sin entrada ni salida de dinero), la póliza de egresos (salidas de dinero, como la nómina) y la póliza de ingresos (entradas de dinero, como los cobros a clientes). Juntas cubren todos los movimientos financieros de una empresa.
Existen 3 tipos de pólizas contables:
1. Póliza de diario
Registra los movimientos internos sin que exista una salida o una entrada de dinero como tal: traspasos entre cuentas, cierres, reclasificaciones y ajustes. Es útil, por ejemplo, cuando tienes dinero en una cuenta y lo quieres pasar a otra cuenta de la misma empresa.
2. Póliza de egresos
Contiene toda la información sobre salidas de dinero: nómina, pago de acreedores, deudas o cualquier movimiento que signifique una salida de efectivo. La póliza contable de nómina la puedes generar en automático con el sistema de nómina FiscoClic, donde descargas tu archivo XML en cuestión de segundos para presentarlo al SAT.
3. Póliza de ingresos
Es el documento donde se reflejan los movimientos de entradas de dinero: cobros a clientes, documentos por cobrar y cualquier operación que represente una entrada de efectivo a la empresa.
Independientemente del tipo de movimientos que realice tu empresa, todas las organizaciones registran operaciones diarias, así como sus entradas y salidas de dinero. Y aunque en la práctica no siempre se use cada formato por separado, es responsabilidad de cada organización llevar su póliza contable al día, bien ordenada y con toda la información requerida para tener validez ante instituciones públicas como el SAT.
¿Cuáles son las ventajas de llevar una póliza contable?
Llevar pólizas contables al día te da un registro diario y confiable de tus operaciones, permite tomar decisiones objetivas basadas en datos reales, ayuda a optimizar recursos y, sobre todo, te mantiene en cumplimiento con las obligaciones que marca la ley ante el SAT.
- Llevas un registro diario de tus operaciones y obtienes información valiosa generada por la propia empresa.
- Tomas decisiones objetivas basadas en información real.
- Los números no mienten: te muestran la realidad contable de la empresa.
- Te da la oportunidad de optimizar recursos.
- Cumples con los requerimientos que marca la ley.
¿Qué dice la ley sobre la póliza contable?
El artículo 28 fracción IV del Código Fiscal de la Federación obliga a quienes llevan contabilidad a enviar mensualmente su información contable al SAT en formato XML. Las pólizas forman parte de esa contabilidad electrónica, por lo que deben estar completas, ordenadas y disponibles en los plazos que fija la ley.
De acuerdo con el artículo 28 fracción IV del Código Fiscal de la Federación (CFF), las personas que conforme a las disposiciones fiscales lleven la contabilidad de la empresa deben ingresar de manera mensual la información contable a través del portal del SAT. Para ello se creó la regla 2.8.1.6, que detalla el cumplimiento de la obligación de entregar la contabilidad en medios electrónicos.
Estos son los puntos clave que debes tener presentes:
- La información presentada debe ir en formato XML.
- Las personas morales envían su información contable a más tardar en los primeros tres días del segundo mes posterior.
- Las personas físicas la envían de forma mensual, a más tardar en los primeros cinco días del segundo mes posterior.
- Los contribuyentes emisores de valores presentan la información en archivos mensuales de forma trimestral.
¿Qué información debe contener la póliza contable?
Una póliza contable debe contener el tipo de póliza, la partida con su cuenta contable, subcuenta y auxiliares, los CFDI generados, el detalle de cada transacción, los impuestos por tasa y cuota, así como el RFC y el monto que ampara. Si falta el folio fiscal, debe relacionarse mediante un reporte auxiliar.
La información contenida en las pólizas contables debe incluir:
- El tipo de póliza (diario, ingresos o egresos).
- La partida con cuenta contable, subcuenta y auxiliares.
- Los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) generados.
- El detalle de cada transacción.
- Los impuestos en sus tasas y cuotas.
- El RFC y el monto que ampara la póliza.
- En caso de no identificar el folio fiscal, el contribuyente puede relacionar los folios mediante un reporte auxiliar.
Crea y descarga tu póliza contable de nómina con FiscoClic
Con FiscoClic People generas la póliza contable de nómina en automático: calculas la nómina, timbras los recibos CFDI y descargas el XML listo para el SAT en segundos. Así eliminas la captura manual y reduces el riesgo de errores en tu contabilidad electrónica.
FiscoClic People es una superplataforma que te permite gestionar la nómina en segundos, administrar a todos tus colaboradores, cumplir la ley y descargar tu póliza contable de nómina en XML. Todo desde un solo lugar.
Ahorra tiempo y dinero con nuestra plataforma en la nube, que además te permite:
- Cumplir siempre con la ley (LFT, LSS, LISR, INFONAVIT y FONACOT).
- Realizar cálculos automatizados en segundos.
- Dispersar la nómina sin usar portales bancarios.
- Conectarte directamente al IMSS para los movimientos del IDSE.
- Registrar incidencias, días festivos, asistencias y descuentos automáticos.
- Timbrar de forma ilimitada, firmar digitalmente los recibos, usar chat empresarial y medidores de productividad para la administración operativa de recursos humanos.
Si además quieres controlar entradas, salidas y horas extra que después impactan tu nómina, conoce nuestro control de asistencia y reloj checador. Y si ofreces servicios contables a varias empresas, revisa el programa de distribuidores FiscoClic.
Utiliza nuestro sistema de nómina desde cualquier lugar.
