Acabas de contratar a tu primer trabajador y, antes de pagar la primera nómina, te topas con un requisito que nadie te explicó del todo: el registro patronal. Sin él no puedes inscribir a nadie ante el IMSS, no puedes cubrir las cuotas obrero-patronales y, en el peor escenario, te expones a multas. La buena noticia es que el trámite es gratuito y, hoy en día, puedes resolverlo en línea el mismo día. En esta guía te explicamos qué es, cómo se compone, qué documentos necesitas y los tres caminos para obtenerlo paso a paso.
Registro Patronal, ¿qué es?
El registro patronal es el número de identificación que el IMSS asigna a toda persona física o moral que contrata trabajadores, y es la llave para inscribirlos en la seguridad social. El artículo 15 de la Ley del Seguro Social lo establece como una obligación del patrón, y debe tramitarse dentro de los 5 días hábiles siguientes al inicio de la relación laboral.
El registro patronal, como su nombre lo indica, consiste en el registro que deben hacer las personas físicas o morales que estén dadas de alta como patrón. En el artículo 15 de la Ley del Seguro Social (LSS) se establece que el registro patronal es una de las obligaciones del patrón ante el Instituto.
De acuerdo con el artículo 12 del Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, este registro debe realizarse cuando:
- Comienzas a utilizar los servicios de uno o varios trabajadores.
- La organización se constituye como una sociedad cooperativa.
- Inicia la vigencia de un convenio de incorporación voluntaria al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).
El registro patronal está conformado por 11 dígitos y cuenta con una estructura como la siguiente:
000-00001-23-4
Características del Registro Patronal
El registro patronal se descompone en cuatro partes: 3 dígitos del municipio, 5 del número progresivo, 2 de la modalidad de cotización y 1 dígito verificador. Como los primeros dígitos dependen del municipio, una empresa con sucursales en varios estados puede tener varios registros patronales, salvo que solicite un registro patronal único.
- Los 3 primeros dígitos son una clave alfanumérica del municipio donde se ubica el patrón.
- Los 5 números que siguen corresponden al número progresivo dentro de ese municipio.
- Los 2 dígitos siguientes representan la modalidad de aseguramiento bajo la cual cotiza el patrón.
- El último número es el dígito verificador, que sirve para validar que la estructura del registro patronal sea correcta.
Como los 3 primeros dígitos del registro patronal dependen del municipio en el que operas, un patrón puede tener tantos registros como sucursales tenga a lo largo del país. Es decir, si cuentas con 20 tiendas repartidas en diferentes estados, podrías llegar a tener hasta 20 registros patronales distintos.
Para evitar confusiones, también es posible contar con un registro patronal único que unifique el manejo. Para ello necesitas realizar el trámite correspondiente ante el IMSS y cumplir los requisitos que el Instituto solicita.
¿Cómo puedo obtener mi Registro Patronal?
Existen tres formas de obtener tu registro patronal: completamente en línea, mixta (pre-registro en línea y conclusión en la Subdelegación) o totalmente presencial. La vía en línea está disponible los 365 días del año y solo requiere CURP, e.firma (FIEL) y un correo electrónico para resolverse el mismo día.
Actualmente existen tres formas de obtenerlo. A continuación te las explicamos.
- En línea: Puedes registrarte como patrón en línea a cualquier hora, los 365 días del año. Solo tienes que ingresar al portal del IMSS, en la sección Solicitud de número de Registro Patronal. Para crear tu cuenta necesitas tu CURP, e.firma (FIEL) y un correo electrónico.
- Presencial y en línea (mixta): Otra opción es hacer el pre-registro en línea y concluir el trámite en la Subdelegación del IMSS correspondiente a tu domicilio o sucursal.
- Presencial: Si lo prefieres, puedes hacer todo el trámite en la Subdelegación del IMSS que corresponda al domicilio del patrón o de la sucursal en cuestión. El horario de atención suele ser de 08:00 a 15:30 horas en días hábiles.
Una vez que termines el trámite del registro patronal, deberás recibir los siguientes documentos:
- Carta de términos y condiciones con la cual podrás utilizar la Firma Electrónica Avanzada (FIEL) para realizar trámites digitales ante el IMSS.
- Acuse de recibo electrónico.
- Aviso de Registro Patronal de Personas Morales en el Régimen Obligatorio (ARP-PM).
- Tarjeta de identificación patronal.
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Documentos para tramitarlo en línea
Para tramitar el registro patronal en línea necesitas comprobante de domicilio del patrón, las hojas clave del poder notarial y de la escritura o acta constitutiva (con el nombre del representante legal), y tu e.firma (FIEL) vigente. Una persona física que contrata trabajadores puede hacerlo solo con su CURP y e.firma, sin acta constitutiva.
Los documentos que necesitas varían según el medio por el que realices la solicitud. En el caso del trámite en línea vas a necesitar:
- Comprobante de domicilio del patrón.
- La primera y la última hoja del poder notarial para actos de dominio, de administración o poder especial donde se especifique que se pueden realizar toda clase de trámites y firmar documentos ante el IMSS. También debes incluir la hoja en la que se mencione el nombre del representante legal.
- La primera y la última hoja de la Escritura Pública o Acta Constitutiva con el sello del Registro Público de la Propiedad y del Comercio, incluyendo la hoja con el nombre del representante legal.
- Firma Electrónica Avanzada (FIEL / e.firma) vigente.
Requisitos del trámite presencial
Para el trámite presencial ante la Subdelegación del IMSS necesitas el RFC del domicilio fiscal, comprobante de domicilio del centro de trabajo, croquis de ubicación, escritura o acta constitutiva, poder notarial, identificación oficial, RFC y CURP del representante legal, y el formato ARP-PM firmado ante el personal del Instituto.
Para concluir el trámite de forma presencial, prepara la siguiente documentación (original y copia donde se indica):
- Copia del RFC del domicilio fiscal y/o aviso de apertura de establecimiento.
- Original y copia del comprobante de domicilio del lugar de trabajo.
- Original del croquis de ubicación del domicilio del centro de trabajo.
- Original y copia de la Escritura Pública o Acta Constitutiva con el sello del Registro Público de la Propiedad y del Comercio.
- Original y copia del poder notarial para actos de dominio, de administración o poder especial en el que se especifique que se pueden realizar toda clase de trámites y firmar documentos ante el IMSS.
- Original y copia de la identificación oficial vigente del representante legal.
- Copia del RFC del representante legal.
- Copia de la CURP del representante legal.
- Formato de "Aviso de Registro Patronal de Personas Morales en el Régimen Obligatorio (ARP-PM)" impreso por el personal del Instituto. Este formato deberá firmarlo el patrón al momento del trámite, en presencia de la persona que le atiende.
- Original y dos copias del formato "Aviso de Inscripción del Trabajador" previamente llenado. Solo se presenta cuando además se inscribe a los trabajadores.
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¿Cuál es el costo del trámite?
El trámite del registro patronal ante el IMSS es completamente gratuito, tanto en línea como de forma presencial. No necesitas pagar ni contratar gestores para obtenerlo; el único costo real aparece después, en las cuotas obrero-patronales que se generan al tener trabajadores inscritos.
Afortunadamente, este procedimiento ante el IMSS es gratuito, así que no necesitas invertir para obtener el registro patronal de tu empresa. Lo que sí conviene es tener listo el resto de tu operación de nómina antes de inscribir a tu primer trabajador.
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