El proceso de la nómina en una empresa es importante y de mucho cuidado al momento de realizar los cálculos ya que un simple error y todo puede salir mal.
Existen 4 métodos principales para realizar tu nómina, aquí te decimos sus ventajas y desventajas para que contemples la mejor solución para tu empresa.
- Manual
Normalmente este método se apoya de las hojas de calculo en Excel, es el método más utilizado por las empresas pequeñas a medianas por que las hojas de calculo están en cualquier equipo. sin embargo existen múltiples riesgos al usarlas como puedes consultar en nuestro articulo de Nómina en excel.
Ventajas:
- Sin costo adicional incluido
- Se puede administrar fácilmente y lograr objetivos de nómina si tu base de datos de empleados es pequeña
- Cada aspecto y elemento de la nómina esta bajo el control y totalmente administrable
Desventajas:
- Alta posibilidad de errores humanos en los cálculos de tu nómina
- Flujo de trabajo sin documentación
- Dificultad interpretar o entender por el alto grado de personalización
- Posibilidad de perderse importantes actualizaciones normativas
- Información de salarios propensa a filtrarse a manos equivocadas
Si deseas conocer las diferencias entre tus hojas de calculo y otra alternativa de nómina te invitamos a conocer nuestro tema Excel VS Sistema de nómina.
2. Subcontratada
Cuando se habla de una subcontratación podemos referirnos a que sea un proceso que delegues a tu despacho de contabilidad o una empresa que se dedique a realizar la nómina de tu negocio con una cantidad considerable de honorarios como contraprestación. Esta opción se recomienda si tu volumen de operaciones requieren de un grupo de expertos dedicados en el tema o bien la confianza de una empresa que soporte tu nómina y te responsa por ello.
Ventajas:
- Ahorras tiempo del negocio
- Aseguras la precisión de la nómina y calculo de impuestos
- Fácil acceso conocimiento profesional que cubre una amplia gama de servicios de nómina
Desventajas:
- Alta inversión requerida
- Errores humanos aun existen, la responsabilidad recae en la dirección
- Posiblemente termine pagando por lo que no necesita
- Pérdida de supervisión y control sobre los datos confidenciales de la nómina
3. Sistema instalado o de licencia
Las licencias de software fueron muy importantes en la operación de las empresas antes de los últimos 10 años. Sin embargo ante el nacimiento de las aplicaciones en la nube, han perdido preferencia, ya que su operación es local en equipos dentro de la empresa con acceso solo si te encuentras en el sitio de trabajo. Ademas los esquemas comerciales requieren actualizaciones anuales que normalmente vienen acompañados de una contraprestación cada que se requiera una nueva versión.
Ventajas:
- Ahorra tiempo del negocio
- Aseguras la precisión de la nómina y calculo de impuestos
- Los datos de la nómina se mantienen de forma segura bajo el control de administración
- Se puede conectar fácilmente a las aplicaciones de recursos humanos para maximizar la productividad general de los empleados
Desventajas:
- No se puede acceder desde cualquier lugar ni a cualquier horario
- Inversión requerida es moderada
- La primer configuración de la base de datos de empleados y empresa puede ser complicado y tedioso de realizar
4. Sistema de suscripción en la nube
Los sistemas en la nube hoy en día son de suma importancia para las empresas por los bajos costos y bajos tiempos de implementación que representa utilizarlos. Estas aplicaciones cuentan con infraestructura suficiente para atender a las necesidades de miles de clientes al mismo tiempo, lo que les da una ventaja competitiva con respecto a los demás formatos para calcular tu nómina al tener los sistemas siempre actualizados y funcionando desde cualquier equipo.
Ventajas:
- Ahorras tiempos del negocio y mejoras la eficiencia operativa
- Costos iniciales bajos y pagas solo lo que necesitas
- Activación inmediata después de la contratación en linea
- Acceso en cualquier lugar a cualquier hora
- Puede ser conectado fácilmente a aplicaciones de recursos humanos para maximizar la productividad de los empleados
- Información en un solo punto de acceso
- No dependes de la infraestructura de tu empresa
Desventajas:
- Si el proveedor no cuenta con seguridad necesaria existe una susceptibilidad a ataques cibernéticos.
- Si las cuentas y contraseñas de tus empleados se comparten, pueden acceder a la información fácilmente.
- Los datos confidenciales de nómina se pueden filtrar fácilmente si las claves de acceso no se manejan correctamente por los empleados.
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