¿Cómo hacer el calculo de la prima vacacional? paso a paso

Cuando armas la nómina y ves que el flujo de caja se desbalancea cada vez que un empleado toma vacaciones, el problema casi siempre es el mismo: no estás provisionando. La provisión de vacaciones y de la prima vacacional es la forma de repartir ese gasto a lo largo del año en lugar de que te golpee de golpe. En esta guía te explicamos qué es, cómo se calcula mes a mes y cómo cerrar el año con el monto exacto, con ejemplos en pesos y los artículos de la ley que lo sustentan.

El punto de partida está en el artículo 76 de la Ley Federal del Trabajo (LFT), reformado por la Ley de Vacaciones Dignas (DOF 27 de diciembre de 2022, vigente desde el 1 de enero de 2023), que establece: 

“Los trabajadores que tengan más de un año de servicios disfrutarán de un período anual de vacaciones pagadas, que en ningún caso podrá ser inferior a doce días laborables, y que aumentará en dos días laborables, hasta llegar a veinte, por cada año subsecuente de servicios. 

A partir del sexto año, el período de vacaciones aumentará en dos días por cada cinco de servicios.”

Es decir, las vacaciones se generan una vez cumplido el año del trabajador en la empresa. Además, el artículo 79 de la LFT aclara que las vacaciones no se pueden sustituir por una remuneración económica, así que tampoco son un pago adicional opcional: la prima vacacional es un concepto propio de la nómina que va de la mano con los días de descanso. Recuerda también que durante el periodo vacacional el empleado sigue gozando de su salario diario. 

¿Qué es y cómo se calcula la provisión de vacaciones?

La provisión de vacaciones es una reserva contable que la empresa acumula mes a mes para tener listo el dinero de las vacaciones y la prima vacacional cuando el trabajador las disfrute. Se registra como un pasivo y se cancela cuando el pago se devenga, es decir, cuando el empleado toma sus días con goce de sueldo. Provisionar evita que el gasto golpee de golpe el flujo de caja.

Las provisiones de las vacaciones son una reserva que la empresa hace respecto a los recursos que se van destinar al pago de estos días de descanso de los empleados. Dicha reserva se hará hasta que sea tiempo del trabajador para disfrutar de sus vacaciones. El propósito de esta acción recae en guardar un monto o valor estimado para ser utilizado en un futuro y aunque en este artículo hablamos de la provisión de vacaciones, estas también existen para otros conceptos de la nómina. 

¿Cómo se calcula la provisión de vacaciones?

Para provisionar vacaciones, divide el 25% de prima vacacional entre los 12 meses del año: 25% / 12 = 2.083%. Cada mes apartas el 2.083% del salario equivalente a los días de vacaciones que correspondan según la antigüedad. Al cumplir el año, esa acumulación equivale al 25% completo de prima vacacional.

Para iniciar esta operación de cómo se calcula la provisión de vacaciones nos basamos en que la prima vacacional que se otorga en México es equivalente al 25% del salario de los días de vacaciones. Es decir que una persona con un año en la empresa y tan solo 6 días de descanso, recibirá el 25% de estos días. Mientras mayor antigüedad se tenga en la empresa, mayor será la cantidad que se reciba por concepto de prima vacacional. 

Primero debemos dividir el porcentaje de la prima vacacional entre el número de meses que hay en el año. 

25% / 12 = 2.083%

Esto significa que cada mes la empresa tendrá que provisionar el 2.083% del salario de los días equivalentes de vacaciones para poder llegar a la cifra del 25% de prima vacacional. 

El número de días de vacaciones cambia con la antigüedad, así que la provisión también aumenta con los años. Esta es la tabla vigente bajo la reforma de Vacaciones Dignas:

A partir del sexto año, se suman dos días por cada cinco años de servicio. Para conocer los días exactos de tu plantilla puedes apoyarte en nuestra guía sobre los días de vacaciones según la Ley Federal del Trabajo.

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Ejemplo de calculo de prima vacacional

Con un salario mensual de $15,000 y 12 días de vacaciones del primer año: el salario diario es $15,000 / 30 = $500; los días de vacaciones valen $500 x 12 = $6,000; y la prima vacacional es $6,000 x 0.25 = $1,500. Para provisionarla, apartas $6,000 x 0.02083 = $124.98 al mes, que en 12 meses suman los $1,500.

Supongamos que el salario mensual de un trabajador es de $15,000 MXN. Para conocer la prima vacacional que le corresponde por su primer año de trabajo (12 días de vacaciones), se hace la siguiente operación: 

1. Salario diario: $15,000 / 30 = $500

Ya que conocemos el monto de su salario diario, se hace el cálculo correspondiente a los días de vacaciones, el cual quedaría así: 

2. Valor de los días de vacaciones: $500 x 12 = $6,000

Finalmente, para conocer la prima vacacional se multiplica el monto previamente obtenido por el 25% que la ley otorga a los empleados por concepto de prima vacacional. 

3. Prima vacacional anual: $6,000 x 0.25 = $1,500

Al final del año, cuando ya pueda hacer uso de sus días de vacaciones, deberá recibir $1,500 MXN de prima vacacional. Para calcular el monto que tendrá que provisionar la empresa cada mes, se multiplica el salario equivalente a los días de vacaciones por el 2.083% mensual. 

4. Provisión mensual: $6,000 x 0.02083 = $124.98

Una vez concluidos los 12 meses, se habrá provisionado la cantidad de $1,500 que equivalen al concepto de prima vacacional del empleado. 

Hay que recordar que las vacaciones se deben registrar en la contabilidad de la empresa, pero se hará hasta que estas hayan sido devengadas, es decir, hasta que el trabajador tome sus días de descanso con goce de sueldo. Una vez que se devenguen estos días, se registrarán en la nómina del trabajador que coincida con su periodo vacacional. Ahora, una vez aprendido cómo se realiza el cálculo de prima vacacional, pasemos a ver algunos escenarios.

¿Qué pasa si el trabajador sale de la empresa sin haber disfrutado de sus vacaciones?

Si el trabajador sale sin haber disfrutado sus vacaciones, recibe el pago proporcional de vacaciones y prima vacacional dentro de su finiquito, conforme al artículo 79 de la LFT. El cálculo se hace por el tiempo efectivamente laborado y aplica sin importar si la salida fue voluntaria o no. Contablemente se registra como vacaciones devengadas pendientes de pago hasta liquidar el pasivo.

En este caso, el concepto cambia ya que la prestación de la empresa con el trabajador ya no es derivada de una relación laboral continua. Sino que la prestación se derivó de la terminación de dicha relación entre ambas partes. Para mayor claridad, revisemos el artículo 79 de la LFT:

“...Si la relación de trabajo termina antes de que se cumpla el año de servicios, el trabajador tendrá derecho a una remuneración proporcionada al tiempo de servicios prestados.”

Aquí se registra el pago de sus vacaciones como parte de los demás pagos derivados de la terminación de su relación laboral. Junto a este otros pagos se incluirán todos los demás conceptos que pudieron haberse generado durante la relación y que no se hayan cubierto al momento de su salida. Esto será independiente de si su salida fue voluntaria o no. 

Respecto al registro contable de las vacaciones de este trabajador, se considerarán como vacaciones devengadas pendientes de pago hasta el momento en el que se termine la relación laboral. Una vez que se haga el pago correspondiente al trabajador, se eliminará el pasivo correspondiente. 

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