La nómina es un proceso administrativo mediante el cual se pagan los sueldos y salarios de los trabajadores. Aquí aprenderás todo sobre la cosa menos favorita de los contadores.
¿Qué es la nómina?
La nómina es el proceso administrativo que involucra la gestión de las percepciones, deducciones y bonificaciones de los colaboradores acorde a la ley. Es un proceso complicado, debido a la naturaleza de los cálculos y la relación con el cumplimiento de la norma.
Se encarga de hacer los cálculos necesarios para tener cantidades exactas, es indispensable hacerla bien. Hoy en día, muchas empresas siguen optando por calcular la nómina en Excel, cuando existen sistemas automatizados como el que ofrece FiscoClic Nómina+RH.
La nómina requiere de personas expertas para calcularla. Se debe contar con los conocimientos técnicos, operativos y matemáticos para poder calcularla, timbrarla y dispersarla con cálculos exactos, acordes a las leyes fiscales y de trabajo vigente.
¿Cuáles son los tipos de nómina?
Los tipos de nómina dependen de la periodicidad del pago de sueldos y salarios que reciban los colaboradores.
Se categorizan en:
- Semanal. Los trabajadores reciben el dinero que les corresponde cada semana. Este esquema es muy común en trabajos como la construcción, por ejemplo.
- Decenal. Es poco común el pago decenal, sin embargo, si se realiza permite que el trabajador reciba 3 pagos en lugar de 2, o 1.
- Catorcenal. La diferencia entre la nómina catorcenal y quincenal es que la catorcenal toma en cuenta los 365 días, por lo que el colaborador, aunque gane lo mismo, recibe 26 pagos en lugar de 24.
- Quincenal. El esquema más común, te pagan el día que caiga el día de quincena. Normalmente es cada dos semanas, pero en meses de 5 semanas puede pasar más tiempo.
- Mensual. Este esquema paga íntegramente todos los días laborados del mes en una sola exhibición.
¿Por qué es difícil calcular la nómina?
El pago de sueldos y salarios es difícil de calcular porque debe cumplir estrictamente con las leyes que regulan el IMSS, el SAT y el INFONAVIT. La nómina se encarga de dar las aportaciones correspondientes a cada institución, y de esta forma asegura al colaborador que sus contribuciones para solicitar un crédito sean las que le corresponden, y no las que el patrón crea más convenientes.
Los cálculos manuales, junto con las malas prácticas, hacen que la nómina se perciba como complicada, sin embargo, si las empresas decidieran ser transparentes con todas las percepciones que realizan y decidieran adoptar la tecnología para automatizar procesos, podrían ahorrar recursos e invertirlos en el capital humano.
¿Por qué se necesita la firma de los empleados en los recibos de nómina?
Recordemos que firmar los recibos de nómina de tus empleados se debe hacer independientemente si se entrega un CFDI o un recibo impreso, la Ley Federal del Trabajo (LFT) en el Capítulo VII, artículo 101 menciona que:
“Los recibos impresos deberán contener firma autógrafa del trabajador para su validez; los recibos de pago contenidos en comprobantes fiscales digitales por internet (CFDI) pueden sustituir a los recibos impresos; el contenido de un CFDI hará prueba si se verifica en el portal de Internet del Servicio de Administración Tributaria…”
Independientemente si el comprobante de la nómina se envía al colaborador digitalmente o se entrega de manera impresa, los recibos deben estar firmados, ya que comprueban que el colaborador está conforme con lo que está recibiendo.
¿Cuáles son las fases de la nómina?
Con nuestra tecnología pagas la nómina en 40 segundos con 5 sencillos pasos:
- Prenómina.
- Nómina.
- Pago.
- Timbrado.
- Envío.
¿Qué es la prenómina?
La prenómina es el proceso mediante el cual realizas los cálculos, ajustas las incidencias y agregas los cálculos adicionales de la nómina. En la prenómina puedes registrar las incidencias, los días festivos, las asistencias y los descuentos.
¿Qué es el timbrado de nómina?
El timbrado de nómina es el procedimiento mediante el cual la empresa que realiza los recibos está notificando al SAT acerca de los pagos que se realizan por la prestación de servicios laborales.
Todos los empleadores tienen la obligación de timbrar los recibos de nómina 3 días después de la fecha de pago.
¿Qué es la dispersión de nómina?
La dispersión es simplemente depositar la cantidad de dinero que corresponde a los trabajadores en sus cuentas bancarias por los servicios prestados.
Se puede realizar a través de un banco, o a través de un proveedor como FiscoClic que te permite dispersarla sin necesidad de utilizar portales bancarios.
¿Cuáles son las distintas formas de pago a los colaboradores?
Para pagar la nómina cada empresa utiliza el sistema que mejor le acomode.
Los más comunes son:
- Depósito bancario.
- Cheque.
- Efectivo.
También cabe mencionar que se puede pagar a los colaboradores dependiendo del régimen fiscal en el que se den de alta, o el que elija la empresa. Esto puede ser contraproducente debido a que muchas organizaciones incurren en malas prácticas para pagar menos impuestos de los que por ley deben cubrir.
Puede ser asimilados a salarios u honorarios, la diferencia entre uno y otro es que en honorarios, el patrón no está obligado a cubrir las cuotas de seguridad social, y la persona debe cubrir sus obligaciones fiscales individualmente (por lo que el pago puede ser más alto) mientras que en asimilados a salarios, se da de alta al colaborador ante la ley como parte de la plantilla, se pagan impuestos directo a las autoridades y se le deposita el salario neto (después de impuestos) a los colaboradores.
¿Qué información debe tener un recibo de nómina?
Los recibos de nómina deben cumplir con tener la información mínima indispensable, como:
- Nombre de la empresa, razón social, domicilio fiscal y RFC.
- Fecha.
- Nombre del empleado, posición, área, RFC y CURP.
- Tipo de nómina.
- Número de Seguridad Social.
- Periodicidad del pago.
- Percepciones.
- Jornada laboral.
- Deducciones.
- Retenciones.
- Pago bruto.
- Pago neto.
- Apartado para la firma del colaborador.
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