¿Qué es un Acta Administrativa y para qué sirve?

Así como un empleador premia a un trabajador con un bono por puntualidad, también existe una forma de amonestarlo o sancionarlo, cuando este incumpla las normas del acuerdo que ambos firmaron al comenzar la relación laboral queda registrado en un Acta administrativa.

Las faltas que cometen algunos trabajadores, pueden ser procesadas informalmente, como cuando se hace un llamado de atención verbal por un incumplimiento menor, o cuando se comete una falla por primera vez; pero cuando las faltas son relevantes o reiteradas, entonces es momento de procesarla formalmente por medio de un acta administrativa.

Es el tema que nos ocupa en esta ocasión y por eso compartiremos contigo información valiosa sobre ¿qué es un Acta Administrativa y para qué sirve?, ¿cuáles son las más comunes?, y algo muy importante, que es saber, ¿cuáles son los elementos mínimos que debe contener el acta para que esta pueda cumplir con su objetivo? 

Todo esto es de sumo valor para Recursos Humanos, porque es el departamento encargado de realizar los controles del talento humano y velar porque estos sean premiados cuando lo hacen bien y sean amonestados, sancionados o despedidos, cuando no cumplen con lo que se comprometieron al momento de ingresar a la empresa.

¿Qué es el Acta Administrativa?

Es un documento administrativo usado por las empresas para dejar asentada por escrito una falta que ha cometido un trabajador, en contra de lo que está establecido en el contrato de trabajo que firmó al ingresar a la compañía, del reglamento interno que debe estar registrado en la Secretaria de trabajo y previsión social con el que también estuvo de acuerdo o de una falta que va en contra de la Ley Federal del Trabajo (LFT).

¿Para qué sirve el Acta Administrativa?

Este documento tiene tres funciones principales, una es jurídica, otra es ejemplarizante y la otra es que ayuda a tener un mejor clima laboral. 

La primera se refiere a que el acta sirve de prueba del hecho o la falta atribuida al trabajador  y sería usada de esa forma ante la Junta de Conciliación y Arbitraje por la empresa. En ella se determinará si quien cometió la falta debe tener una acción correctiva y cuál será esta, y si es leve o si es grave, al punto de ser objeto de un despido justificado. 

Un trabajador puede recibir uno, dos o tres  llamados de atención verbal por ir en contra de las reglas de la empresa. Por ejemplo, por no llevar el uniforme o por llevarlo de forma inapropiada, como sucio, roto, entre otros. No es que no sirva de nada decírselo; pero si no se deja por escrito, si no se cumple lo que está indicado en la ley federal, como el hecho de que se le debe hacer un acta por la reincidencia en una falta al Reglamento Interno de Trabajo, difícilmente podrá comenzar un proceso administrativo para sancionar a ese trabajador, y si lo hace, este podrá adelantar un trámite legal en contra de la compañía por faltas injustificadas. 

Todo eso podría suceder porque no tiene una prueba del incumplimiento, el Acta Administrativa cumple esa función. En el departamento de Recursos Humanos siempre hay que tener en cuenta que el débil jurídico tendrá la protección del estado, en este caso el débil jurídico es el trabajador, así que hay que tener cuidado con eso.

Por lo tanto, cada falta del colaborador a  los acuerdos que es considerada relevante, amerita hacerle un Acta Administrativa. Eso también puede funcionar como una acción ejemplarizante para que otros empleados no la cometan también, y sientan que quien falte deberá enfrentar las consecuencias, que pueden incluso llegar a un despido.

Cuando sucede el caso contrario y no se da el ejemplo, las relaciones entre patrono y trabajador pueden volverse peligrosamente inestables, cosa que es poco deseable y que no termina siendo bueno ni para el empleado, ni para el trabajador.

Espera! te recomendamos usar nuestra calculadora de nómina Gratis:

De manera que el Acta Administrativa también tiene un valor de suma importancia para mantener un buen clima laboral.

Cuando se lleva a cabo un proceso administrativo en materia laboral, se puede establecer un correctivo leve, moderado o grave.

• Se puede suspender al empleado por unos días de trabajo (la ley establece que máximo 8 días).
• Lo otro es que se le realicen descuentos en el salario al colaborador, en el caso de que haya dañado un equipo por negligencia o mal uso, o también por un hurto. Lo que bajo ningún aspecto se puede hacer es multar al trabajador.
• Y finalmente la acción más grave que es el despido del empleado.

Actas Administrativas más comunes. 

Estas actas se producen por faltas como:

• Ir al trabajo drogado por el consumo de alguna sustancia ilegal, o de una legal, como por ejemplo, el alcohol.
• Llegar tarde al trabajo, irse sin permiso antes de la salida estipulada o  no presentarse a la jornada del día y no tener una causa justificada para ello.
• Desatender las normas de higiene y seguridad de la compañía.
• Cometer actos violentos contra otros, sean estos físicos o verbales, en el espacio de trabajo.
• Dañar las instalaciones o equipos por errores cometidos por el trabajador.
• Otra de las causas que conllevan con frecuencia a un Acta Administrativa, es por dejar el trabajo. El colaborador simplemente deja de trabajar y se va.

Es de suma importancia contar con apoyo jurídico. Recursos Humanos debe trabajar los casos en atención a lo que dictan las leyes, cualquier omisión podría repercutir en perjuicios para la empresa. Si no se cuenta con departamento legal porque es una empresa pequeña, aquí lo ideal es buscar a abogados laborales que le puedan brindar el soporte legal. 

También puede interesarte este capitulo de nuestro podcast en Google Podcast:

¿Qué debe tener un Acta Administrativa?

Este documento debe contar con los detalles del evento en el que se cometió la falta. Es de suma importancia que queden registrados:

• El sitio, la hora, la fecha y los testigos del hecho. Además, deben quedar señalados los nombres de los testigos y sus cargos, así como las firmas de todos los involucrados.
• Es imprescindible que la falta sea descrita minuciosamente y es fundamental indicar cuál fue la norma que se incumplió.
• En el acta, el trabajador objeto del procedimiento, debe contar con un espacio para que pueda ofrecer su versión de lo que sucedió. 

Es de destacar que los testigos también tendrán un espacio dedicado a los comentarios que tengan respecto al tema.

No cabe duda de lo importante que es tener un instrumento de control tan útil como el Acta Administrativa, para poder registrar y hacer procedimientos administrativos que nos lleven a mejorar las relaciones laborales entre empleados y empleadores.  

Es de resaltar que hacer el registro del acta puede servir de poco, si ese registro no se hace de la forma adecuada, atendiendo a las disposiciones legales, haciendo una detallada descripción de la falta y considerando la importancia vital de los testigos del hecho, que deben ser firmantes del documento. La asesoría legal es muy necesaria para evitar contratiempos o situaciones indeseables.

No olvides aprender más sobre estos temas en nuestro blog, y como siempre te hago la invitación a usar nuestro software de nómina en donde en automático se calcula el factor de integración de acuerdo a tus prestaciones de ley, el ISR, las cuotas obrero patronales, SDI, SBC y se realiza en automático el cálculo por el descuento de faltas.